Защо компаниите използват Google Drive
Google Drive е популярен, защото е безплатен (до 15 GB), прост и интегриран с Gmail. За малки екипи, споделящи презентации и таблици, е напълно адекватен.
Но когато компанията расте, когато се появят регулаторни изисквания, когато документите станат критични за операциите -- Google Drive показва своите ограничения.
7 причини Google Drive да не може да замени DMS
1. Няма контрол на версиите за PDF и сканирани документи
Google Drive има версии за Google Docs, Sheets и Slides. Но за PDF, Word файлове, Excel таблици и сканирани документи -- които съставляват 90% от бизнес документацията -- няма версии. Ако някой случайно изтрие или презапише файл, оригиналът е загубен.
2. Търсенето не разбира съдържанието на PDF
Google Drive може да търси текст в Google документи, но за PDF файлове търсенето работи само по имена на файлове. Сканираните документи са напълно нетърсими. DMS с OCR и AI търсене намира документи по съдържание, дори в сканове.
3. Няма срокове за съхранение
Google Drive не знае, че фактурата трябва да се пази 7 години или че трудовият договор трябва да се съхранява 6 години след прекратяване. DMS автоматично проследява законовите срокове за съхранение и Ви предупреждава преди изтичане.
4. Детайлният контрол на достъпа е ограничен
Google Drive има споделяне по папка или файл, но за големи екипи бързо става непрактично. DMS има ролево базиран контрол на достъпа (RBAC) -- определете роли (счетоводител, директор, шофьор) и всяка роля автоматично получава достъп до подходящи документи.
5. Няма одитна следа
Кой е отворил документа? Кой го е модифицирал? Кога? Google Drive пази основна история, но не предоставя детайлната одитна следа, изисквана за данъчни одити и регулаторни инспекции. DMS логва всяко действие.
6. Няма електронно подписване
Google Drive няма вградена функция за квалифицирано електронно подписване. Трябва да използвате инструмент на трета страна (DocuSign, Adobe Sign) и ръчно да прехвърляте файлове напред-назад. DMS като Arhivix има интегриран eSign -- подписвайте документи без да напускате системата.
7. Няма автоматична категоризация
В Google Drive организацията е 100% ръчна -- Вие създавате папки, местите файлове, именувате документи. DMS с AI автоматично категоризира документите в момента на качване.
Подробно сравнение
| Функция | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| Търсене в PDF съдържание | Ограничено | AI + OCR търсене |
| Сканирани документи | Нетърсими | OCR -> търсими |
| PDF версии | Не | Да -- пълна история |
| Срокове за съхранение | Не | Автоматично проследяване |
| Електронен подпис | Не (трета страна) | Интегриран QES + времеви печат |
| Автоматична категоризация | Не | AI категоризация |
| Одитна следа | Основна | Детайлен одитен лог |
| Регулаторно съответствие | Частично | Пълно (GDPR, eIDAS) |
| Цена (10 потребители) | ~70 EUR/мес (Business) | От 25 EUR/мес |
Кога Google Drive е достатъчен?
Google Drive е напълно подходящ, ако:
- Имате по-малко от 5 служители
- Не работите с регулирани документи (фактури, договори, товарителници)
- Не се нуждаете от електронни подписи
- Документите не са критични за Вашите операции
За всички останали -- DMS е задължителна.
Как да мигрирате от Google Drive към DMS
Преходът е по-прост, отколкото си мислите:
- Експортирайте всички файлове от Google Drive (Google Takeout или синхронизация)
- Импортирайте в Arhivix -- масово качване с автоматична категоризация
- AI търсенето веднага индексира всички документи
- Настройте достъпа -- определете кой какво вижда
- Откажете Google Workspace (или го запазете само за имейл)
Заключение
Google Drive е чудесен за споделяне на ваканционни снимки. Но за бизнес документи със законови срокове за съхранение, които се нуждаят от подписи и трябва да бъдат търсими -- имате нужда от правилна DMS.
Преминете към Arhivix и спрете да използвате личен файлов инструмент за сериозен бизнес.
