Кой е правилният файл? Как да решите хаоса с версиите на документите

Сценарий, познат на всяка фирма

Директорът изпраща договор на клиент. Клиентът променя две клаузи и го връща. Юристът поправя. Директорът добавя нещо. Финална версия? Никой не е сигурен. В споделената папка виждате:

• dogovor_klientX.docx
• dogovor_klientX_v2.docx
• dogovor_klientX_FINALEN.docx
• dogovor_klientX_FINALEN_korektsiya.docx
• dogovor_klientX_FINALEN_v2_ISTINSKI.docx

Кой да подпишем?

Защо това е опасно, а не просто досадно

1. Правни последици -- подписване на грешна версия означава, че договорените условия не са включени
2. Финансови загуби -- изпратена грешна оферта със стари цени на клиент
3. Загуба на време -- всяко "коя е последната версия?" струва 5-10 минути

Как DMS решава контрола на версиите

• Автоматично версиониране -- всяка редакция автоматично записва нова версия
• История на промените -- кой е променил какво, кога и защо
• Заключване на документ -- докато някой редактира, другите не могат да презапишат
• Единствен източник на истина -- един документ, всеки вижда същата версия

Заключение

Хаосът с версиите на документите струва време, пари и може да има правни последици. Решението: една система, автоматично версиониране, пълна история.

Arhivix автоматично записва всяка версия на всеки документ. Винаги знаете коя е последната, кой е променил какво и можете да се върнете към всяка предишна версия. Опитайте безплатно.