Колко дълго трябва да съхранявате електронни товарителници?
| Тип субект | Срок на съхранение |
|---|---|
| Публичен сектор | Безсрочно |
| Частен сектор | Минимум 10 години от датата на издаване |
Какво точно трябва да съхранявате?
- Електронни товарителници -- всички изпратени и получени
- Електронни приемателни бележки -- всички потвърждения
- Хартиени версии с холограма -- ако са използвани при прекъсвания
- Одитна следа -- кой е създал, променил, потвърдил
- Прикачени файлове -- снимки, CMR, сертификати за качество
Къде се съхраняват електронните товарителници?
1. Централна система (Портал)
Порталът съхранява всички товарителници централно, но разчитането само на него е рисковано -- законът поставя отговорността върху ВАС.
2. Вашата собствена система (Задължително)
Трябва да имате собствено копие. Опции: DMS (препоръчително), ERP архив или файлова система.
Защо DMS за архивиране?
- Автоматична класификация -- по получател, дата, вид стоки
- Гарантирано съхранение -- предотвратява случайно изтриване
- Цялост на документите -- хеш стойности, цифрови подписи, одитна следа
- Кръстосано свързване -- свързва товарителници с фактури, приемателни бележки, договори
Какво търсят инспекторите
- Имате ли всички товарителници?
- Могат ли да бъдат търсени?
- Непроменени ли са?
- Имате ли одитна следа?
- Имате ли резервни копия?
Контролен списък за архивиране
- DMS или ERP с дългосрочно архивиране
- Автоматична синхронизация с портала за електронни товарителници
- Резервно копие извън обекта (облак или физическо)
- Конфигурирани срокове за съхранение (10 години / безсрочно)
- Защита от изтриване (заключване на съхранението)
- Търсене по получател, дата, вид стоки
- Активирана одитна следа
- Свързано с електронни фактури и приемателни бележки
Заключение
Архивирането на електронните товарителници не е по избор -- това е законово изискване за 10 години. Не разчитайте единствено на държавния портал.
Arhivix автоматично архивира всички електронни товарителници за 10+ години, с пълно търсене, одитна следа и защита от изтриване. Винаги готови за инспекция.
