Законово задължение за назначаване на отговорно лице
Според член 9 на Закона за архивните материали и архивната дейност ("Службен гласник РС", бр. 6/2020), всеки създател и притежател на деловоден материал е длъжен да определи отговорно лице за защитата на деловодния материал и архивните материали.
Това не е по избор -- това е правно задължение за всички фирми, предприемачи, институции и организации в Сърбия.
Кой може да бъде отговорното лице?
Законът не предписва конкретни квалификации, но на практика обикновено е:
- Директор или собственик -- най-често в малки фирми
- Административен служител -- секретар, офис мениджър
- Юрист на фирмата -- ако фирмата има такъв
- Архивен служител -- в по-големи фирми
- Счетоводител -- често на практика, въпреки че не е идеално, тъй като вече има много отговорности
Важно е това да е наето лице във фирмата -- не може да бъде външна страна (освен при аутсорсвани архивни услуги).
Какви са задълженията на отговорното лице?
1. Поддържане на архивната книга
Правилно попълване на архивната книга през цялата година и подаването й в компетентния архив до 30 април.
2. Прилагане на списъка на категории
Правилна класификация на документацията съгласно приетия списък на категории на деловоден материал.
3. Съхранение на документи
Осигуряване на адекватни условия за съхранение -- подходящо помещение, температура, защита от влага и пожар.
4. Процедура за унищожаване
Подготовка на списъци с документация за унищожаване, подаване на заявки за одобрение от архива, провеждане на процедурата за унищожаване.
5. Комуникация с компетентния архив
Контакт с териториално компетентния архив -- подаване на архивни книги, получаване на одобрения, отговаряне на заявки.
6. Подготовка за инспекция
Поддържане на всички документи и записи готови за евентуална проверка от архивната инспекция.
Как формално да назначите отговорното лице
Назначаването се извършва чрез вътрешно решение или заповед, подписана от директора или упълномощеното лице. Документът трябва да съдържа:
- Пълно име на назначеното лице
- Длъжност/роля
- Дата на назначаване
- Описание на задълженията
- Правна основа (член 9 от Закона)
- Подпис на директора и печат на фирмата
Това решение се съхранява безсрочно и се представя на архивната инспекция при поискване.
Какво ако фирмата няма назначено отговорно лице?
Липсата на назначено отговорно лице е нарушение по Закона. Глобите са същите като за други архивни нарушения:
- Юридически лица: 50 000 -- 2 000 000 RSD
- Отговорни лица: 5 000 -- 150 000 RSD
Практически съвети
- Назначете някой, който има време -- това е реално задължение с конкретни задачи, а не просто формалност
- Осигурете обучение -- компетентните архиви често организират безплатни обучения за отговорни лица
- Използвайте софтуер -- DMS система драматично намалява натоварването на отговорното лице
- Планирайте заместник -- ако отговорното лице напусне фирмата, незабавно назначете ново
Заключение
Назначаването на отговорно лице за защита на деловодния материал е едно от първите задължения на всяка фирма по Закона за архивите. Това лице е стълбът на цялата система за управление на документи.
Arhivix значително облекчава работата на отговорното лице -- автоматизира архивната книга, проследява сроковете на съхранение, категоризира документацията и генерира отчети. Вместо ръчно водене на записи, отговорното лице използва система, която работи за него. Опитайте безплатно.
