Стандартът OECD SAF-T в България
Внедряването на SAF-T в България се основава на рамката Standard Audit File for Tax на OECD, която предоставя глобално призната структура за експортиране на счетоводни данни в машинночетим XML формат. Стандартът на OECD определя елементите на данните, връзките и правилата за валидация, които предприятията трябва да следват при генерирането на своите SAF-T файлове. Националната агенция за приходите (НАП) на България е приела основната OECD схема с адаптации, специфични за страната, които отразяват българското данъчно законодателство, счетоводните стандарти и конвенциите за отчитане.
Разбирането на техническите изисквания на SAF-T схемата е от съществено значение за ИТ екипите, ERP консултантите и счетоводните специалисти, които трябва да внедрят съвместими процеси за извличане на данни и отчитане. Това ръководство обхваща ключовите компоненти на данните, техническите спецификации и изискванията за интеграция, които българските предприятия трябва да адресират.
Записи в главната книга
SAF-T файлът трябва да включва пълен извлек от журналните записи в главната книга (GL) за отчетния период. Всеки запис трябва да съдържа дата на осчетоводяване, идентификатор на журнала, код на сметката, съпоставен със стандартната таксономия на НАП, суми по дебит и кредит, описание на транзакцията и препратки към първични документи. Данните от GL предоставят на НАП цялостен преглед на всички финансови транзакции, записани от предприятието, което позволява автоматизирано кръстосано сверяване с други източници на данни.
Съпоставянето на сметкоплана на организацията със стандартната таксономия на НАП често е най-времеемкият аспект от подготовката за SAF-T. Предприятия със сложни, многоструктурни счетоводни системи може да се наложи да създадат персонализирани таблици за съпоставяне и да внедрят автоматизирани слоеве за транслация в своите ERP системи, за да осигурят последователно и точно съпоставяне за всички субекти и периоди.
Фактури и платежни данни
SAF-T файловете трябва да включват подробни записи на всички издадени или получени фактури за продажби и покупки през отчетния период. Всеки запис за фактура трябва да съдържа номер на фактурата, дата, идентификация на контрагента (данъчен номер и наименование), подробности по редове, включително количества, единични цени, данъчни кодове и суми. Платежните данни трябва да свързват плащанията с фактурите, които уреждат, предоставяйки пълна картина на жизнения цикъл на транзакцията от фактуриране до събиране на парични средства или плащане.
Изискванията за данни за фактури и плащания означават, че предприятията трябва да поддържат чисти, последователни основни данни за своите клиенти и доставчици. Непоследователни имена на контрагенти, неправилни данъчни идентификационни номера или липсващи адресни данни ще генерират грешки при валидация в SAF-T файла и могат да предизвикат запитвания от НАП. Упражнение по почистване на основните данни трябва да бъде приоритет във всеки проект за подготовка за SAF-T.
Дълготрайни активи
Данните за дълготрайни активи се подават ежегодно до 30 юни, обхващайки предходната фискална година. Модулът за активи в SAF-T изисква подробни записи за всички материални и нематериални активи, включително дата и стойност на придобиване, метод и норми на амортизация, натрупана амортизация, разпореждания през годината и текуща нетна балансова стойност. Тези данни позволяват на НАП да провери дали приспаданията за амортизация, заявени в данъчните декларации, са в съответствие с основните записи за активите.
Предприятия с големи портфейли от активи трябва да гарантират, че техните системи за управление на дълготрайни активи могат да експортират данни в изисквания SAF-T формат. Наследени регистри на активите, поддържани в електронни таблици или самостоятелни бази данни, може да изискват значително преструктуриране, за да отговорят на изискванията на схемата.
QES интеграция
Всички SAF-T подавания трябва да бъдат удостоверени с квалифициран електронен подпис (QES) преди предаване до НАП. Изискването за QES гарантира автентичността и целостта на подадените данни, предотвратявайки неоторизирани модификации и осигурявайки неотменимост. Предприятията трябва да получат QES сертификати от акредитирани сертификационни органи и да интегрират процеса на подписване в своя работен поток за подаване на SAF-T.
Процесът на QES подписване може да бъде автоматизиран в рамките на конвейера за генериране на SAF-T файлове, като XML файлът се подписва цифрово като последна стъпка преди подаване. Предприятията трябва да тестват своята QES интеграция задълбочено по време на гратисния период, за да гарантират, че валидирането на подписа не се превръща в тясно място при спазване на месечния краен срок на 14-о число.
Тестване и валидация
НАП предоставя инструменти за валидация и тестова среда, където предприятията могат да подават пробни SAF-T файлове и да получават обратна връзка за грешки или несъответствия. Възползването от тези тестови средства по време на шестмесечния гратисен период е силно препоръчително. Често срещани проблеми, открити по време на тестване, включват грешки при съпоставяне на сметкоплана, липсващи задължителни полета, неправилни типове данни и грешки при валидация на XML схемата.
Как Arhivix помага
Arhivix предоставя цялостна платформа за цифрово архивиране, проектирана за регулаторно съответствие. С AES-256 криптиране, сигурно AWS S3 съхранение и пълни одитни следи, Arhivix гарантира, че вашите документи отговарят на най-строгите законови изисквания. Независимо дали трябва да архивирате първичните документи, стоящи в основата на вашите SAF-T подавания, да поддържате записи на QES-подписани отчети или да съхранявате документация за фактури и плащания за одити на НАП, Arhivix предоставя управление на документи от корпоративен клас, което поддържа вашия бизнес в съответствие и готов за одит.
