Електронното фактуриране става задължително в България
Фаза 2 от пътната карта за внедряване на SAF-T в България въвежда задължително електронно фактуриране, започващо от 1 януари 2027 г.. Това не е просто разширяване на изискването за SAF-T отчитане, а фундаментална трансформация на начина, по който българските бизнеси издават, получават и обработват фактури. С по-малко от десет месеца до крайния срок времето за подготовка изтича.
Мандатът за електронно фактуриране, приет като част от Закона за държавния бюджет за 2025 г., изисква от всички засегнати бизнеси да преминат от хартиени и PDF фактури към структурирани електронни фактури, които могат да бъдат обработвани автоматично както от бизнес системите, така и от Националната агенция за приходите (NRA). Тази статия очертава какво бизнесите трябва да знаят и да направят преди крайния срок през януари 2027 г.
Какво означава задължителното електронно фактуриране на практика
Издаване на електронни фактури
От 1 януари 2027 г. бизнесите трябва да издават фактури в структуриран електронен формат. Това означава генериране на машинно четими XML или подобни структурирани файлове с данни, а не просто създаване на PDF документи. Основните разлики между настоящите практики на фактуриране и съвместимото електронно фактуриране включват:
- Структурирани данни: Всеки елемент от данните във фактурата (данни за доставчика, данни за клиента, позиции, данъчни изчисления, суми) трябва да бъде в дефиниран, машинно четим формат
- Автоматизирана обработка: Електронните фактури трябва да бъдат обработваеми без ръчна намеса от счетоводната система на получателя
- Интеграция с NRA: Данните от фактурите трябва да бъдат отчитани към NRA като част от рамката на SAF-T, създавайки пряка връзка между фактурирането и данъчното отчитане
- Автентичност и цялост: Електронните фактури трябва да включват механизми, които потвърждават тяхната автентичност и откриват всякакви модификации след издаването
Получаване на електронни фактури
Задължението е двустранно: бизнесите трябва да могат както да издават, така и да получават електронни фактури. Това означава, че системите ви трябва да са способни да приемат структурирани електронни фактури от доставчици, да ги обработват автоматично в счетоводната ви система и да ги архивират по съвместим начин.
За много бизнеси страната на получаването при електронното фактуриране може да бъде по-предизвикателна от страната на издаването. Докато можете да контролирате формата на фактурите, които издавате, трябва да сте подготвени да приемате фактури в какъвто и съвместим формат доставчиците ви изберат да използват.
Връзка с рамката на SAF-T
Задължителното електронно фактуриране във Фаза 2 е пряко свързано с по-широката рамка за SAF-T отчитане. Данните от фактурите, уловени чрез електронното фактуриране, постъпват директно в месечните SAF-T отчети, които бизнесите трябва да подават до 14-о число на следващия месец. Тази интеграция означава, че качеството на данните от фактурите има пряко въздействие върху съответствието със SAF-T и обратно.
Бизнесите, които вече генерират SAF-T отчети от Фаза 1 (оборот, надвишаващ 300 милиона лева), ще трябва да гарантират, че техните SAF-T процеси са актуализирани, за да включат данните от електронните фактури. Бизнесите, които влизат в рамката на SAF-T за първи път във Фаза 2, се изправят пред двойното предизвикателство да внедрят едновременно електронно фактуриране и SAF-T отчитане.
Експозиция на санкции
Същата рамка от санкции, която се прилага за SAF-T отчитането, се прилага и за нарушенията при електронното фактуриране:
- От 5 000 до 15 000 лева за първоначални нарушения от юридически лица
- Удвоени глоби за повторни нарушения, потенциално достигащи 30 000 лева на случай
- Шестмесечен гратисен период от януари 2027 г., който предоставя известна защита срещу санкции за ранни проблеми при внедряването, при условие че бизнесът демонстрира добросъвестни усилия за съответствие
Важно е да се отбележи, че нарушенията при електронното фактуриране и нарушенията при SAF-T отчитането се оценяват независимо. Бизнес, който не успее да издаде съвместима електронна фактура и след това не включи правилните данни от фактурата в SAF-T отчета си, може да се изправи пред санкции и за двете нарушения поотделно.
Контролен списък за подготовка за януари 2027
С по-малко от десет месеца оставащи, бизнесите трябва активно да изпълняват плановете си за подготовка. Ето приоритизиран контролен списък:
- Оценете настоящата си система за фактуриране: Може ли счетоводният ви софтуер или ERP система да генерира структурирани електронни фактури в изисквания формат? Ако не, трябва да я надградите или замените. Това е най-времеемката стъпка и вече трябва да е в ход.
- Оценете обработката на входящи фактури: Може ли системата ви да приема и автоматично обработва структурирани електронни фактури от доставчици? Тествайте с примерни файлове в очаквани формати.
- Планирайте стратегията си за архивиране: Всяка електронна фактура, която издавате и получавате, трябва да бъде архивирана по съвместим начин. Архивът ви трябва да поддържа целостта на документите, да осигурява достъпност и да поддържа сроковете за съхранение, изисквани от българското законодателство.
- Интегрирайте със SAF-T отчитането: Уверете се, че данните от електронните ви фактури постъпват безпроблемно в процеса на генериране на SAF-T отчети. Ръчните трансфери на данни между системите за фактуриране и отчитане са податливи на грешки и неустойчиви.
- Комуникирайте с търговските партньори: Свържете се с ключови клиенти и доставчици, за да координирате прехода. Договорете формати, методи на предаване и графици за тестване.
- Тествайте обстойно: Генерирайте тестови електронни фактури, обработете тестови входящи фактури и генерирайте тестови SAF-T отчети, включващи данни от електронни фактури. Валидирайте всичко спрямо схемите и изискванията на NRA.
- Обучете екипа си: Уверете се, че служителите от финансовия, ИТ и оперативния отдел разбират новите изисквания и ролите си в процеса на електронно фактуриране.
Финансиране на внедряването
Българската програма за грантове за конкурентоспособност с над 40 милиона EUR на разположение може да помогне за компенсиране на разходите за внедряване на електронно фактуриране. Тези грантове покриват придобиване на софтуер, системна интеграция, консултантски услуги и обучение. Грантовете са особено ценни за средни предприятия, влизащи във Фаза 3 (оборот, надвишаващ 15 милиона лева от януари 2028 г.), които могат да използват настоящия период за подготовка и финансиране на внедряването предварително.
Поглед напред: Фази 3 и 4
Докато Фаза 2 въвежда задължително електронно фактуриране, рамката на SAF-T продължава да се разширява. Фаза 3 през януари 2028 г. разширява задълженията по SAF-T към компании с оборот над 15 милиона лева, а Фаза 4 през януари 2029 г. включва всички останали компании в рамката. Инфраструктурата за електронно фактуриране, която изградите сега за Фаза 2, ще служи като основа за тези следващи фази.
Как Arhivix помага
Електронното фактуриране генерира непрекъснат поток от дигитални документи, които трябва да бъдат сигурно архивирани в продължение на години. Arhivix предоставя специално създадената архивна платформа, която гарантира, че вашите електронни фактури остават съвместими, сигурни и достъпни през целия им жизнен цикъл на съхранение.
Всички електронни фактури, съхранени в Arhivix, са защитени с AES-256 криптиране, гарантирайки, че чувствителните бизнес данни, включително цени, данни за клиенти и обеми на транзакции, са защитени от неоторизиран достъп. Това криптиране се прилага както при съхранение, така и при пренос, осигурявайки защита от край до край.
Инфраструктурата за съхранение на AWS S3 гарантира, че нарастващият ви архив от електронни фактури остава издръжлив и достъпен. С натрупването на месечни обеми от издадени и получени електронни фактури през годините Arhivix се мащабира без усилие, като поддържа производителността, необходима за извличане на всеки документ в рамките на секунди.
Одитните пътеки, вградени в Arhivix, са от съществено значение за съответствието при електронното фактуриране. Когато NRA поиска доказателство, че конкретна фактура е била издадена на определена дата и не е била модифицирана оттогава, Arhivix предоставя пълна, защитена от манипулации история, която удовлетворява одитните изисквания. Това ниво на проследимост не е просто функция за съответствие; то е защитата на вашия бизнес срещу спорове, обвинения в измама и регулаторни санкции.
