Elektronsko arhiviranje je sada zakonska obaveza
Zakon o arhivskoj gradji i arhivskoj delatnosti (Sluzbeni glasnik RS 6/2020), zajedno sa Uredbom o tehnickim i tehnoloskim zahtevima usvojenom 2021. (izmenjenom septembra 2022.), ucinio je elektronsko arhiviranje obaveznim od 1. januara 2024. za sva dokumenta nastala u digitalnom obliku. Ovo vise nije opciono -- to je zakonski zahtev koji sprovode srpske vlasti.
Sta je Arhivska knjiga?
Arhivska knjiga je zakonom propisan registar sve arhivske i dokumentarne gradje koju organizacija poseduje. Svako preduzece u Srbiji mora godisnje dostaviti arhivsku knjigu nadleznom arhivu. Ova obaveza se nastavlja u 2025. i 2026. godini, a nepredaja povlaci kazne.
Arhivska knjiga mora sadrzati hronoloski spisak svih kategorija dokumenata, njihove rokove cuvanja i uputstva za rashodovanje.
Tri obavezna interna dokumenta
Prema zakonu, svaki poslovni subjekt mora usvojiti:
- Pravilnik o kancelarijskom poslovanju -- kojim se uredjuje nacin evidentiranja, klasifikacije, arhiviranja i cuvanja dokumenata
- Lista kategorija arhivske gradje -- koja definise rokove cuvanja za svaki tip dokumenta
- Pravilnik o elektronskim dokumentima -- koji precizira nacin evidentiranja, zastite i koriscenja elektronskih dokumenata
Pregled rokova cuvanja
| Tip dokumenta | Rok cuvanja |
|---|---|
| Fakture i finansijski zapisi (PDV obveznici) | 10 godina |
| Fakture (neobveznici PDV-a) | 5 godina |
| Kadrovska i HR dokumentacija | Trajno |
| Arhivska gradja javnog sektora | Trajno |
| Ugovori i pravna dokumenta | 10+ godina |
Ceste greske u uskladjenosti
- Pretpostavka da cuvanje PDF-ova na lokalnom hard disku zadovoljava zahteve elektronskog arhiviranja
- Neodrzavanje zasebnih arhiva za papirna dokumenta nastala pre 2024. i digitalna dokumenta nastala posle 2024.
- Nepredavanje arhivske knjige na godisnjem nivou
- Kupovina softvera od dobavljaca koji daju obmanjujuce tvrdnje -- srpski regulator je izdao izricita upozorenja o ovome
Kako Arhivix pomaze
Arhivix je namenski napravljen za uskladjenost sa srpskim zahtevima za elektronsko arhiviranje. Dokumenta su zasticena AES-256 enkripcijom i cuvana na AWS S3 cloud infrastrukturi, garantujuci integritet tokom celog perioda cuvanja. Svaki pristup, izmena i izvoz se belezi u nepromenljivim revizijskim tragovima. Platforma podrzava automatsku kategorizaciju uskladjenu sa vasom Listom kategorija, cime priprema godisnje arhivske knjige postaje jednostavna.
Uskladite se pre sledece predaje arhivske knjige. Isprobajte Arhivix besplatno i vidite koliko elektronsko arhiviranje moze biti jednostavno.
