"Posljite mi po elektronski posti" -- stavek, ki podjetja stane tisocih ur
V povprecnem podjetju se dokumenti izmenjujejo prek elektronske poste, aplikacij za sporocila in razlicnih komunikacijskih kanalov. Racunovodja potrebuje racun -- prispe na klepet. Direktor potrebuje pogodbo -- nekdo jo najde v starem elektronskem sporocilu. Dobavnica? Nekje v priponki izpred 3 mesecev.
To "deluje" -- dokler ne deluje vec. In vedno preneha delovati v najslabsem trenutku: med davcnim pregledom, revizijo ali ko stranka zahteva dokazilo o dostavi.
7 tezav s posiljanjem dokumentov po elektronski posti
1. Dokumenti se izgubijo v nabiralniku
Povprecni poslovni uporabnik prejme vec kot 120 elektronskih sporocil dnevno. Racun izpred enega meseca je pokopan pod stotinami drugih sporocil.
2. Ni nadzora razlicic
Sodelavec poslje pogodbo r1. Vi prejmete popravek r2 po elektronski posti. Stranka poslje pripombe prek klepeta. Koncna razlicica je... kje?
3. Ni nadzora dostopa
Ko posljete dokument po elektronski posti, izgubite nadzor nad njim. Kdo ga je posredoval naprej? Kdo ga je shranil na osebni prenosnik?
4. Omejena shramba
Brezplacna shramba elektronske poste se hitro napolni, ko je vsak racun 2-5 MB in dobavnice vsebujejo slike izdelkov.
5. Iskanje ne deluje za skenirane dokumente
Sodelavec skenira racun in ga poslje kot sliko. Elektronska posta ne more iskati besedila znotraj te slike.
6. Ni kategorizacije
Elektronska posta ne loci racuna od ponudbe, pogodbe od zapisnika sestanka. Vsi dokumenti so le "priponke."
7. Pravna neskladnost
Zakoni o arhiviranju zahtevajo hrambo dokumentov po kategorijah z dolocenimi roki hrambe. Elektronska posta ne izpolnjuje nobene od teh zahtev.
Resitev: Centraliziran DMS
- En prostor za vse dokumente -- brez vec "kje sem to poslal?"
- AI iskanje -- opisite dokument z besedami, sistem ga najde
- Samodejna klasifikacija -- sistem prepozna vrste dokumentov
- Portal za stranke -- namesto elektronske poste stranke nalozijo neposredno v vas sistem
- Nadzor dostopa -- kdo vidi kaj, s popolno revizijsko sledjo
Zakljucek
Elektronska posta je bila narejena za komunikacijo, ne za upravljanje dokumentov. Vsakic, ko posljete racun po elektronski posti, ustvarite nenadzorovano kopijo.
Arhivix nadomesca elektronsko posto in aplikacije za sporocila pri izmenjavi dokumentov. Stranke nalozijo prek portala, ekipe dostopajo prek DMS, AI pa najde katerikoli dokument v sekundah. Preizkusite brezplacno -- 14 dni, brez kreditne kartice.
