Zakaj uvedba ne mora biti boleca
Najvecji strah pred uvedbo DMS: "Kako bomo prenesli vse dokumente?", "Zaposleni ne bodo zeleli uporabljati novega sistema", "Bomo paralizirani vec tednov". Nic od tega ne mora biti res -- ce sledite pravemu postopku.
Korak 1: Popis obstojecih dokumentov
Pred uvedbo naredite inventuro: koliko dokumentov imate, kje so (streznik, elektronska posta, papir), kateri se aktivno uporabljajo, kateri so arhivski. To traja 1-2 dni in daje jasno sliko.
Korak 2: Dolocite strukturo
Dolocite kategorije: racuni, pogodbe, kadrovska, projekti, korespondenca. Dolocite, kdo ima dostop do cesa. Nastavite roke hrambe. DMS pomaga z vnaprej pripravljenimi predlogami za vas trg.
Korak 3: Nastavite uporabnike in vloge
Dolocite vloge: administrator, racunovodja, direktor, zaposleni. Vsaka vloga ima dolocena dovoljenja -- kaj lahko gleda, ureja, brise, deli.
Korak 4: Migracija dokumentov
Ne migrirajte vsega naenkrat. Zacnite z novimi dokumenti -- od danes gre vse v DMS. Stare dokumente migrirajte postopoma, po prednosti: aktivne pogodbe > tekocega leta > prejsnja leta.
Korak 5: Usposabljanje zaposlenih
Usposabljanje ne mora trajati ur. Ce je DMS intuitiven, zadostuje 30 minut. Kljucno: pokazite zaposlenim, kako jim DMS prihrani cas, ne kako zapleten je.
Korak 6: Zacetek in spremljanje
Prvih 14 dni -- intenzivna podpora. Spremljajte, kdo uporablja sistem in kdo ne. Resujte tezave takoj. Po enem mesecu -- sistem postane rutina.
Pogoste napake pri uvedbi
- Poskus migracije vseh dokumentov naenkrat -- paralizira podjetje
- Brez usposabljanja -- zaposleni se vrnejo k starim navadam
- Prevec zapletena struktura -- enostavneje je bolje
- Brez "ambasadorja" v ekipi -- potrebujete eno osebo, ki vodi uvedbo
Zakljucek
Arhivix se uvede v 1-2 dneh. Intuitiven vmesnik, vnaprej pripravljene predloge, usposabljanje vkljuceno. Zacnite z novimi dokumenti danes -- stare migrirajte postopoma. Preizkusite brezplacno.
