Kadrovska dokumentacija: Obcutljiva in obvezna
Za vsakega zaposlenega mora podjetje hraniti: pogodbo o zaposlitvi, anekse, izjavo o zaupnosti, placilne evidence, potrdila o usposabljanjih, ocene uspesnosti, odobritve dopustov, morebitne disciplinske ukrepe in dokumentacijo ob prenehanju.
Delovnopravna zakonodaja predpisuje roke hrambe od 5 let do trajno za razlicne kadrovske dokumente.
Zivljenjski cikel kadrovske dokumentacije
- Zaposlitev: zivljenjepis, pogodba o zaposlitvi, kopija osebnega dokumenta, izjava o zaupnosti, materiali za uvajanje
- Med zaposlitvijo: placilne liste, evidence dopustov, ocene, usposabljanja, aneksi k pogodbi
- Odhod: odpoved, zapisnik o primopredaji, koncni obracun, potrdila za pokojninski sklad
Kako DMS pomaga kadrovskemu oddelku
Organizacija po zaposlenih
Vsak zaposleni ima digitalni dosje z vsemi dokumenti -- od prvega dne do zadnjega. Iskanje po imenu, oddelku ali vrsti dokumenta.
Nadzor dostopa
Samo kadrovski oddelek lahko vidi kadrovsko dokumentacijo. Vodje vidijo samo svoje neposredno podrejene. Nihce drug nima dostopa do placilnih podatkov ali disciplinskih evidenc.
Samodejni roki hrambe
Placilne evidence -- trajno. Prijave socialnega zavarovanja -- 5 let. DMS samodejno sledi rokom hrambe in obvesti, ko je cas za unicenje dokumentov.
Kontrolni seznami za zaposlitev/odhod
Nov zaposleni? DMS generira kontrolni seznam vseh potrebnih dokumentov. Zaposleni odhaja? Kontrolni seznam za primopredajo in zaprtje dosjeja.
Zakljucek
Arhivix ohranja kadrovsko dokumentacijo organizirano, varno in zakonsko skladno. Nadzor dostopa, samodejni roki hrambe in popolne evidence. Preizkusite brezplacno.
