Kdaj postane elektronska evidenca delovnega casa obvezna: pravilo kazni iz clena 19.a ZEPDSV-A
Za vecino slovenskih delodajalcev elektronska evidenca delovnega casa ni obvezna. Lahko vodite urnik na papirju, v Excelu ali v tablici na zidu. Obstaja pa en jasen sprozilec, ki to prostovoljnost ukine. Zakon o evidencah na podrocju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), kot ga je spremenila novela ZEPDSV-A (Uradni list RS 50/2023, veljaven od 20. maja 2023, uporablja pa se od 20. novembra 2023), v clenu 19.a doloca, da mora delodajalec, ki mu je bila pravnomocno izrecena globa za krsitve delovnega casa po ZDR-1 (clen 217.a) ali po ZEPDSV, dve leti voditi evidenco delovnega casa ELEKTRONSKO.
To ni priporocilo, ampak posledica kazni. Logika je preprosta: kdor je bil ze kaznovan za nepravilnosti pri delovnem casu, izgubi pravico, da svoje ure vodi na nacin, ki ga inspektor tezko preveri. Elektronska oblika pomeni sledljivost, casovne zige in podatke, ki jih ni mogoce zlahka popravljati za nazaj.
Rok je kratek. Po clenu 19.a(2) se mora elektronsko vodenje zaceti v TREH MESECIH od pravnomocnosti odlocbe. To je obdobje, v katerem mora delodajalec izbrati resitev, jo uvesti, nauciti zaposlene in zacetni urnik preseliti v sistem. Ce zamudite, ste v novi krsitvi, tokrat glede oblike evidence.
Kaj mora evidenca vsebovati in kako dolgo jo morate hraniti (2 leti)
Clen 18 ZEPDSV-A natancno doloca, kaj mora evidenca delovnega casa zajeti. To ni vec zgolj seznam, kdo je bil na delu. Za vsakega zaposlenega je treba belezit:
- cas prihoda in odhoda;
- stevilo dejansko opravljenih ur;
- nadure;
- ure dela v posebnih pogojih: nocne, nedeljske, praznicne in izmenske ure;
- izrabo odmora med delovnim casom;
- placane in neplacane odsotnosti.
Vse to mora vsebovati dnevne sestevke in referencne sestevke za obracunsko obdobje. Prav ta zahteva po sestevkih je tisto, kar papirnato vodenje obicajno spodleti: rocno sestevanje nadur in nocnih ur cez vec tednov je napaka, ki ceka, da se zgodi.
Dveletna obveznost se nanasa na obdobje elektronskega vodenja po pravnomocni globi. Loceno od tega ZEPDSV ureja hrambo evidenc kot trajno dokumentacijo, zato e-evidence ne smete brisat ob izteku dveh let. Dveletno obdobje doloca, kako dolgo morate evidenco voditi elektronsko, ne pa, kdaj jo lahko unicite. Verifikacijska opomba: dvoletno obdobje je potrjeno iz besedila ZEPDSV-A v Uradnem listu, vendar je stevilko izdaje 50/2023 in prikaz na portalu PISRS priporocljivo ponovno preveriti pred objavo.
Kaj je spremenila novela ZEPDSV-B (2025)
Novela ZEPDSV-B (Uradni list RS 24/2025, objavljena 8. aprila 2025, uporablja se priblizno od 22. do 23. aprila 2025) je prinesla nekaj olajsav, ki popravljajo najbolj kritizirane dele prvotne reforme:
- Izjema za poslovodne osebe. Za poslovodje, ki samostojno razporejajo svoj delovni cas, podrobno belezenje ni vec obvezno na enak nacin kot za druge zaposlene.
- Trajanje odmora. Dnevno belezenje TRAJANJA odmora ni vec obvezno, kar je odpravilo eno najbolj zoprnih obveznosti iz prvotne razlicice.
- Lokacija evidence. Evidence se lahko vodijo na sedezu podjetja ALI na delovnem mestu, kar olajsa polozaj podjetjem z razprseno delovno silo in vec lokacijami.
Pomembno je, kaj ZEPDSV-B ni spremenila. Sprozilec iz clena 19.a ostaja: pravnomocna globa se naprej pomeni dve leti obveznega elektronskega vodenja. Novela je olajsala vsakdanje belezenje, ni pa omilila kaznovalnega mehanizma za ponovne krsitelje.
Vredno je poznati tudi clen 19.b. Reprezentativni sindikat ali svet delavcev lahko predlaga uvedbo elektronske evidence. Delodajalec mora na predlog odgovorit v 30 dneh, ob zavrnitvi pa mora to pisno utemeljit in o tem obvestit Inspektorat za delo. Tudi brez globe lahko torej pobuda zaposlenih pripelje do elektronskega vodenja, vsaj do obvezne obravnave predloga.
Globe in nadzor: razponi in kaj preverja Inspektorat RS za delo
Kazni so stopnjevane glede na velikost delodajalca in vrsto krsitve. Po clenih 23 in 23.a ZEPDSV veljajo naslednji razponi. Za splosne krsitve evidenc je predviden globa od EUR 1.500 do EUR 20.000. Za krsitve, vezane prav na elektronsko evidenco, je pas strozji:
- vecji delodajalci: EUR 3.000 do EUR 20.000;
- manjsi delodajalci: EUR 1.500 do EUR 8.000;
- samostojni podjetniki: EUR 300 do EUR 1.200;
- odgovorne osebe: EUR 150 do EUR 2.000 (za krsitve elektronske evidence EUR 300 do EUR 2.000).
Nadzor izvaja Inspektorat Republike Slovenije za delo (IRSD). Obseg je znaten. V letu 2025 je IRSD opravil 11.247 inspekcijskih pregledov, ugotovil 18.215 krsitev in izrekel 8.015 ukrepov. Podrocje delovnega casa, pocitka, odmorov in evidenc je predstavljalo 470 ugotovljenih krsitev, kategorija, za katero IRSD porocata, da se je od reforme leta 2023 vec kot podvojila. Trend je torej jasen: po uvedbi novih pravil nadzor narasca, ne upada.
Tveganje ni enakomerno porazdeljeno. Po podatkih IRSD za leto 2025 so najbolj izpostavljene panoge gradbenistvo (19,2 odstotka krsitev), predelovalne dejavnosti (11,5 odstotka), gostinstvo in turizem (10,4 odstotka), promet in skladiscenje (9,6 odstotka) ter trgovina (5,1 odstotka). To so sektorji z veliko izmenskega dela, sezonskih konic in nadur, torej prav tam, kjer rocno vodenje najpogosteje odpove.
Kako se pripraviti
Najboljsi cas za prehod na elektronsko evidenco je pred globo, ne po njej. Kdor caka na pravnomocno odlocbo, ima na voljo le tri mesece in pritisk nadzora. Kdor sistem postavi vnaprej, ima cas za testiranje in usposabljanje.
Pri pripravi je smiselno preverit nekaj tock. Sistem mora pokrivat vse postavke iz clena 18: prihode in odhode, opravljene ure, nadure ter nocne, nedeljske, praznicne in izmenske ure, z dnevnimi in referencnimi sestevki. Podatki morajo bit sledljivi, kar pomeni, da naknadnih popravkov ni mogoce delat brez sledi. Hramba mora ustrezat zahtevam ZEPDSV, dveletno obdobje elektronskega vodenja pa je le minimum oblike, ne pa rok za brisanje. Ce delujete v eni od visoko tveganih panog, je pripravljen inspektorja vredno obravnavat kot vprasanje casa, ne verjetnosti.
Bistvo je preprosto. ZEPDSV-A je iz oblike evidence naredil del kazni, ZEPDSV-B pa je vsakdanje belezenje olajsala, ne da bi omilila sprozilec. Kdor ze danes vodi cisto, sledljivo in popolno evidenco, se clena 19.a ne boji, ker ga ze izpolnjuje.
