Zakonska obveznost imenovanja odgovorne osebe
V skladu z 9. clenom Zakona o arhivskem gradivu in arhivski dejavnosti ("Uradni glasnik RS", st. 6/2020) je vsak ustvarjalec in imetnik registraturskega materiala dolzan dolociti odgovorno osebo za zascito registraturskega materiala in arhivskega gradiva.
To ni neobvezno -- je zakonska obveznost za vsa podjetja, podjetnike, ustanove in organizacije v Srbiji.
Kdo je lahko odgovorna oseba?
Zakon ne predpisuje posebnih kvalifikacij, toda v praksi je to obicajno:
- Direktor ali lastnik -- najpogosteje v malih podjetjih
- Administrativni delavec -- tajnik, vodja pisarne
- Podjetniski pravnik -- ce ga podjetje ima
- Arhivski delavec -- v vecjih podjetjih
- Racunovodja -- pogosto v praksi, ceprav ni idealno, saj ima ze veliko odgovornosti
Pomembno je, da gre za zaposleno osebo v podjetju -- ne more biti zunanja oseba (razen v primerih zunanjih arhivskih storitev).
Katere so naloge odgovorne osebe?
1. Vodenje arhivske knjige
Pravilno izpolnjevanje arhivske knjige skozi vse leto in oddaja pristojnemu arhivu do 30. aprila.
2. Uporaba seznama kategorij
Pravilno razvrscanje dokumentacije v skladu s sprejetim seznamom kategorij registraturskega materiala.
3. Hramba dokumentov
Zagotavljanje ustreznih pogojev hrambe -- primeren prostor, temperatura, zascita pred vlago in pozarom.
4. Postopek unicenja
Priprava seznamov dokumentacije za unicenje, oddaja zahtev za odobritev arhiva, izvedba postopka unicenja.
5. Komunikacija s pristojnim arhivom
Stik s krajevno pristojnim arhivom -- oddaja arhivskih knjig, pridobivanje odobritev, odgovarjanje na zahteve.
6. Priprava na inspekcijo
Ohranjanje vseh dokumentov in evidenc pripravljenih za morebitni nadzor arhivske inspekcije.
Kako formalno imenovati odgovorno osebo
Imenovanje se izvede z internim sklepom ali odlocbo, ki jo podpise direktor ali pooblascena oseba. Dokument mora vsebovati:
- Polno ime imenovane osebe
- Delovno mesto/vlogo
- Datum imenovanja
- Opis nalog
- Pravno podlago (9. clen Zakona)
- Direktorjev podpis in zig podjetja
Ta sklep se hrani trajno in se predstavi arhivski inspekciji na zahtevo.
Kaj ce podjetje nima imenovane odgovorne osebe?
Odsotnost imenovane odgovorne osebe je krsitev po Zakonu. Kazni so enake kot za druge arhivske krsitve:
- Pravne osebe: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Odgovorne osebe: 5.000 -- 150.000 RSD
Prakticni nasveti
- Imenujte nekoga, ki ima cas -- to je resnicna obveznost s konkretnimi nalogami, ne le formalnost
- Zagotovite usposabljanje -- pristojni arhivi pogosto organizirajo brezplacna usposabljanja za odgovorne osebe
- Uporabite programsko opremo -- DMS sistem drasticno zmanjsa obremenitev odgovorne osebe
- Nacrtvajte zamenjavo -- ce odgovorna oseba zapusti podjetje, takoj imenujte novo
Zakljucek
Imenovanje odgovorne osebe za zascito registraturskega materiala je ena prvih obveznosti vsakega podjetja po Zakonu o arhivskem gradivu. Ta oseba je steber celotnega sistema upravljanja dokumentov.
Arhivix bistveno olajsa delo odgovorne osebe -- avtomatizira arhivsko knjigo, sledi rokom hrambe, kategorizira dokumentacijo in generira porocila. Namesto rocnega vodenja evidenc odgovorna oseba uporablja sistem, ki dela namesto nje. Preizkusite brezplacno.
