Klasicni scenarij
Nekdo ustvari Excelovo preglednico: "Register pogodb." Stolpci: stevilka pogodbe, stranka, datum, potek, lokacija datoteke. Na zacetku deluje odlicno -- 20 vrstic, pregledna tabela.
Leto pozneje? 500 vrstic. Tri razlicice -- ena na strezniku, ena v elektronski posti direktorja, ena na prenosniku pravnika. Nobena ni azurna.
8 razlogov, zakaj Excel ni za sledenje dokumentom
- Ni povezave med preglednico in datoteko -- vpisete lokacijo, toda ne morete klikniti, da bi odprli
- Vec razlicic preglednice -- kdo ima zadnjo?
- Ni avtomatizacije -- rocni vnos za vsak dokument: 2-3 ure/mesec za 50 dokumentov
- Ni opomnikov za roke -- pogodba poteka? Excel vam ne bo povedal
- Ni nadzora dostopa na ravni vrstic -- vsi vidijo vse
- Ni iskanja po vsebini -- Excel isce samo to, kar ste rocno vpisali
- Ne raste -- 5.000 vrstic postane pocasen in neobvladljiv
- Ne izpolnjuje zakonskih zahtev -- ni arhivska knjiga, ni klasifikacijskih oznak
Zakljucek
Excel je odlicen -- za izracune in porocila. Toda za sledenje dokumentom je improvizacija, ki ustvari vec tezav, kot jih resi.
Arhivix nadomesti vase Excelove preglednice z inteligentnim sistemom, ki samodejno kategorizira, sledi rokom in omogoca AI iskanje. Vse, kar ste vnasali rocno, se zdaj dogaja samodejno. Preizkusite brezplacno.
