Kako dolgo morate hraniti e-dobavnice?
| Vrsta subjekta | Rok hrambe |
|---|---|
| Javni sektor | Trajno |
| Zasebni sektor | Najmanj 10 let od datuma izdaje |
Kaj natancno morate hraniti?
- E-dobavnice -- vse poslane in prejete
- E-prijemnice -- vse potrditve
- Papirne razlicice s hologramom -- ce so bile uporabljene med izpadi
- Revizijsko sled -- kdo je ustvaril, spremenil, potrdil
- Priloge -- fotografije, CMR, certifikati kakovosti
Kje se hranijo e-dobavnice?
1. Centralni sistem (portal)
Portal hrani vse dobavnice centralno, toda zanasanje samo nanj je tvegano -- zakon odgovornost nalaga VAM.
2. Vas lastni sistem (obvezno)
Imeti morate svojo kopijo. Moznosti: DMS (priporoceno), ERP arhiv ali datotecni sistem.
Zakaj DMS za arhiviranje?
- Samodejna klasifikacija -- po prejemniku, datumu, vrsti blaga
- Zagotovljena hramba -- preprecuje nenameren izbris
- Celovitost dokumentov -- zgoscene vrednosti, digitalni podpisi, revizijska sled
- Medsebojno povezovanje -- povezuje dobavnice z racuni, prijemnicami, pogodbami
Kontrolni seznam za arhiviranje
- DMS ali ERP z dolgotrajnim arhiviranjem
- Samodejna sinhronizacija s portalom za e-dobavnice
- Oddaljeni varnostni kopiji (oblak ali fizicno)
- Nastavljeni roki hrambe (10 let / trajno)
- Zascita pred izbrisom (zaklepanje hrambe)
- Iskanje po prejemniku, datumu, vrsti blaga
- Omogocena revizijska sled
- Povezano z e-racuni in prijemnicami
Zakljucek
Arhiviranje e-dobavnic ni neobvezno -- je zakonska zahteva za 10 let. Ne zanasajte se samo na vladni portal.
Arhivix samodejno arhivira vse e-dobavnice za vec kot 10 let, s polnim iskanjem, revizijsko sledjo in zascito pred izbrisom. Vedno pripravljeni na inspekcijo.
