Kaj je arhivska inspekcija?
Arhivska inspekcija je nadzor, ki ga pristojni arhivi izvajajo nad pravnimi osebami in podjetniki v Srbiji, da preverijo, ali se dokumentacija hrani, vzdrzuje in sciti v skladu z Zakonom o arhivskem gradivu in arhivski dejavnosti.
Inspekcije so lahko redne (nacrtvane) ali izredne (na prijavo ali pobudo). Katerokoli podjetje v Srbiji je lahko predmet inspekcije -- ne glede na velikost ali dejavnost.
Kaj inspektorji preverjajo?
1. Pravilnik o zasciti registraturskega materiala
Ali ima podjetje sprejet interni pravilnik? Ali je azuren? Ali so zaposleni seznanjeni z njim?
2. Seznam kategorij registraturskega materiala
Ali obstaja seznam kategorij z roki hrambe? Ali ga je odobril pristojni arhiv? Ali ustreza dejanskim vrstam dokumentacije podjetja?
3. Arhivska knjiga
Ali se vodi? Ali je pravilno izpolnjena? Ali je bila pravocasno oddana arhivu (do 30. aprila)? Ali so zaporedne stevilke neprekinjene?
4. Imenovanje odgovorne osebe
Ali je bila formalno imenovana oseba, odgovorna za zascito registraturskega materiala?
5. Pogoji hrambe
Kje je dokumentacija shranjena? Ali je prostor ustrezen (suh, protipozarno zasciten, zaklenjen)? Ali so police in registratorji v redu?
6. Unicenje dokumentov
Ali je podjetje unicilo kakrsno koli dokumentacijo? Ce da -- ali je predhodno pridobilo odobritev arhiva? Ali obstaja zapisnik o unicenju?
Kako se pripraviti na inspekcijo
Uporabite ta kontrolni seznam za preverjanje pripravljenosti:
- Sprejet pravilnik o zasciti registraturskega materiala
- Seznam kategorij, odobren s strani pristojnega arhiva
- Arhivska knjiga izpolnjena in oddana za vsa pretekla leta
- Odgovorna oseba imenovana (s sklepom/odlocbo)
- Dokumentacija shranjena v ustreznih pogojih
- Ce je prislo do unicenja -- odobritev arhiva + zapisnik
- Elektronska dokumentacija pravilno arhivirana
Kazni za krsitve
V skladu s 42.-43. clenom Zakona:
| Krsitelj | Razpon kazni |
|---|---|
| Pravne osebe | 50.000 -- 2.000.000 RSD |
| Podjetniki | 10.000 -- 500.000 RSD |
| Odgovorne osebe | 5.000 -- 150.000 RSD |
Najstrozje kazni so za unicenje dokumentacije brez odobritve, zlasti ce so uniceni dokumenti trajne vrednosti.
Kaj ce vase podjetje se nikoli ni oddalo arhivske knjige?
To je pogost scenarij. Mnoga podjetja delujejo leta brez oddaje arhivske knjige. V tem primeru:
- Ne panicite, a ukrepajte takoj
- Retroaktivno izpolnite arhivske knjige za vsa pretekla leta
- Sprejmite pravilnik in seznam kategorij, ce jih nimate
- Imenujte odgovorno osebo
- Kontaktirajte pristojni arhiv -- obicajno so pripravljeni pomagati podjetjem, ki pridejo prostovoljno
Bolje je, da sami pristopite k arhivu, kot da cakate na inspekcijo.
Zakljucek
Arhivske inspekcije se ni treba bati -- pod pogojem, da je vasa dokumentacija v redu. Kljucen je sistematicen pristop: pravilnik, seznam kategorij, arhivska knjiga in ustrezna hramba.
Z Arhivix so vse te zahteve avtomatizirane. Sistem generira arhivsko knjigo, sledi rokom hrambe, kategorizira dokumente po seznamu kategorij in vodi popolne evidence za vsako inspekcijo. Registrirajte se brezplacno.
