RO e-Factura pentru IMM-uri: termenul de 1 iulie 2026

Ultimul grup care intră în sistem

România a avansat mai repede decât majoritatea statelor membre în implementarea facturării electronice obligatorii. RO e-Factura, operat de ANAF, este un model de aprobare: facturile trebuie transmise platformei guvernamentale și trebuie să primească un identificator unic înainte de a fi valide din punct de vedere legal. Nu este un sistem de raportare ulterioară, ci unul de pre-aprobare, ceea ce înseamnă că facturile care ocolesc RO e-Factura sunt documente invalide.

Facturarea electronică B2B a devenit obligatorie în ianuarie 2024, iar B2C a urmat în ianuarie 2025. Ultimul grup major, IMM-urile cu cifra de afaceri anuală sub 500.000 EUR, trebuie să se conformeze până la 1 iulie 2026. Termenul fusese extins față de planificarea inițială, dar ANAF a precizat clar că nu va mai fi amânat.

Ce se schimbă efectiv la 1 iulie

După această dată, IMM-urile din categorie trebuie să transmită toate facturile B2B prin RO e-Factura înainte de a le trimite clienților. Facturile emise în afara sistemului nu vor fi recunoscute de ANAF și nu pot fi folosite de cumpărători pentru a solicita deduceri de TVA. Practic:

• Toate facturile B2B și B2C trec prin platforma ANAF
• Facturile trebuie să fie în formatul XML structurat specificat de ANAF
• Fiecare factură primește un index unic de încărcare de la platformă
• Cumpărătorii accesează facturile prin portalul SPV
• Toate facturile electronice trebuie arhivate pe perioada impusă legal
• Facturile pe hârtie nu mai sunt valabile pentru tranzacțiile din sferă

Termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Detaliile regulii și celelalte modificări din 2026 sunt în ghidul general RO e-Factura 2026.

Povara dublă: e-Factura și SAF-T în același timp

România a extins raportarea SAF-T la contribuabilii mici din ianuarie 2025. Multe dintre IMM-urile care intră acum în sfera e-Factura gestionează, așadar, și obligațiile SAF-T pentru prima dată. Cele două sisteme nu sunt independente: ANAF folosește datele din transmisiile e-Factura și SAF-T pentru a verifica încrucișat tranzacțiile raportate, ceea ce face consistența dintre ele critică.

Pentru o firmă mică fără echipă dedicată de tehnologie fiscală, aceasta este partea cea mai grea a conformității. Mecanismul de reconciliere, inclusiv termenul de 20 de zile pentru explicarea discrepanțelor, este descris în ghidul e-Factura și SAF-T.

Sancțiuni pentru un IMM

Cadrul de sancțiuni este substanțial și lovește disproporționat firmele cu marje reduse:

• Ocolirea sistemului: 15% din valoarea facturii, aplicat atât emitentului, cât și destinatarului
• Amenzi administrative: de la 1.000 la 2.500 RON per incident pentru întreprinderile mici
• Încălcări ale obligației de arhivare: 12.000 la 14.000 RON per constatare
• Transmitere cu întârziere: sancțiuni care escaladează în funcție de durata întârzierii
• Date incorecte: amenzi pentru fiecare factură cu erori

Un singur control care identifică mai multe încălcări ale obligației de arhivare poate genera amenzi cumulate care afectează serios profitabilitatea. Merită observat că amenda pentru arhivare este mai mare decât cea pentru transmiterea propriu-zisă: statul sancționează mai aspru absența documentului decât întârzierea lui.

Ce trebuie făcut până în iulie

1. Înregistrarea în SPV, dacă firma nu este deja înregistrată
2. Selectarea unui software de facturare compatibil și verificarea că versiunea dumneavoastră este actualizată și testată, nu doar că furnizorul anunță o integrare
3. Configurarea arhivării electronice pentru toate facturile emise și primite prin platformă
4. Instruirea personalului contabil privind noul flux
5. Testarea transmiterii înainte de 1 iulie, nu în ziua aplicării
6. Proceduri pentru facturile respinse, pentru că o factură respinsă trebuie corectată și retransmisă în fereastra inițială de 5 zile lucrătoare

Integrarea sistemelor, formarea personalului și ajustarea fluxurilor de lucru cer săptămâni sau luni, nu zile. Amânarea până în iunie este cel mai frecvent mod în care firmele mici ratează termenul.

Ce cere platforma din punct de vedere tehnic

Facturile se transmit în format XML conform profilului național românesc al standardului EN 16931, în UBL 2.1. XML-ul trebuie să includă datele de identificare ale vânzătorului și cumpărătorului, detaliile pozițiilor cu coduri CN pentru bunuri, defalcarea TVA și termenii de plată. Transmiterea se face prin portalul SPV sau printr-o integrare API autorizată.

La transmiterea cu succes, ANAF returnează o confirmare semnată digital care conține identificatorul unic al facturii. Acest identificator trebuie inclus pe orice versiune tipărită sau PDF furnizată clientului. Fișierul XML semnat returnat de ANAF, împreună cu confirmarea de transmitere, formează înregistrarea validă din punct de vedere legal. Acesta este documentul care trebuie păstrat, nu PDF-ul trimis clientului, iar platforma îl păstrează doar 60 de zile: vedeți de ce cele 60 de zile nu sunt suficiente.

Finanțare PNRR

Firmele pot accesa granturi PNRR de până la 100.000 EUR per întreprindere pentru proiecte de digitalizare. Fondurile pot finanța implementarea e-Factura, arhivarea electronică și modernizările de sistem conexe. Pentru un IMM care oricum trebuie să facă investiția până în iulie, termenul de aplicare la grant merită verificat înainte de a plăti din surse proprii.