RO e-Factura păstrează facturile 60 de zile. Legea cere 10 ani
Platforma ANAF este un sistem de transmitere, nu o arhivă. Ce dispare după 60 de zile, ce trebuie să păstrați și cât costă să nu puteți prezenta un document.
Problema celor 60 de zile
Platforma RO e-Factura este un sistem de transmitere, nu o soluție de arhivare. După ce o factură este transmisă și procesată, platforma o păstrează doar 60 de zile. După aceea, factura nu mai este accesibilă prin sistem. Între timp, legea românească impune atât emitentului, cât și destinatarului să mențină evidențele facturilor timp de 10 ani.
Diferența dintre cele două este de aproximativ 3.590 de zile și este una dintre cele mai serioase lacune de conformitate cu care se confruntă firmele românești în 2026. Nu este o lacună tehnică, ci una de așteptări: sistemul arată ca o arhivă, se comportă ca o arhivă timp de două luni, apoi nu mai este.
Ce se întâmplă după 60 de zile
- Factura dispare din platforma RO e-Factura
- Dacă nu ați descărcat-o și arhivat-o, nu aveți nicio copie
- În timpul unui control ANAF, nu puteți prezenta documentul
- Penalitatea de 15% din valoarea facturii se aplică pentru documentația lipsă
- Deducerea de TVA poate fi contestată sau anulată
- Într-o contestație fiscală nu aveți cu ce proba că transmiterea a avut loc
Ce anume trebuie păstrat
Aici se greșește cel mai des. Documentul cu valoare legală nu este PDF-ul trimis clientului, ci fișierul XML semnat digital returnat de ANAF, împreună cu confirmarea de transmitere și indexul unic atribuit de platformă. Arhiva dumneavoastră trebuie să conțină, pentru fiecare factură:
- Fișierul XML structurat, în forma acceptată de platformă
- Confirmarea semnată digital returnată de ANAF
- Indexul unic și marcajul temporal al transmiterii
- Eventualele respingeri și corecțiile ulterioare, cu codurile lor
Fără index și fără confirmare, aveți conținutul facturii, dar nu și dovada că a trecut prin sistem. În fața unui inspector, aceasta este o diferență scumpă.
Cei 10 ani se numără de la sfârșitul exercițiului
Termenul de păstrare curge de la încheierea exercițiului fiscal în care factura a fost emisă, nu de la data facturii. O factură emisă în iulie 2026 trebuie păstrată cel puțin până la 31 decembrie 2036. Pentru o firmă care funcționează de zece ani, asta înseamnă că arhiva conține în permanență un deceniu întreg de documente, iar volumul nu scade niciodată, ci se rulează.
Arhiva trebuie să permită regăsirea oricărei facturi după număr, dată, client, valoare și stare în SPV. Un folder cu fișiere descărcate nu îndeplinește această condiție în practică, pentru că nimeni nu găsește o factură din 2027 într-un director cu zeci de mii de fișiere XML în timpul unui control.
Obligația este dublă
Legea plasează obligația de arhivare pe 10 ani atât pe emitent, cât și pe destinatar:
| Parte | Obligație | Risc |
|---|---|---|
| Emitentul facturii | Arhivare 10 ani | Penalitate de 15% și pierderea dovezii veniturilor |
| Destinatarul facturii | Arhivare 10 ani | Penalitate de 15% și anularea deducerii de TVA |
Cu alte cuvinte, fiecare factură pe care o primiți este un document pe care trebuie să îl păstrați zece ani, chiar dacă nu l-ați emis dumneavoastră. Mecanismul general al răspunderii duble este descris în materialul despre penalități.
Cât costă o arhivă lipsă
Încălcările obligației de arhivare sunt sancționate separat, cu 12.000 la 14.000 RON per constatare, peste penalitatea de 15% aplicată documentelor care nu pot fi prezentate. Un singur control care identifică mai multe încălcări generează amenzi cumulate. Merită observat raportul: statul sancționează mai aspru absența documentului decât întârzierea transmiterii lui.
Concepții greșite frecvente
- "ANAF păstrează tot": ANAF nu oferă un serviciu de arhivare pe termen lung. Fereastra de 60 de zile este pentru procesare, nu pentru stocare.
- "Contabilul meu are o copie": stocarea locală la contabil nu reprezintă arhivare electronică conformă și dispare odată cu schimbarea contabilului.
- "Pot să le descarc mai târziu": după 60 de zile nu mai există nimic de descărcat.
- "Tipăriturile PDF sunt suficiente": legea cere originalul electronic, în formatul lui structurat, cu confirmarea ANAF.
- "Am backup pe un disc extern": un backup nu este o arhivă. Îi lipsesc regăsirea după criterii, controlul accesului și trasabilitatea.
Fluxul practic
- Descărcare automată, nu manuală. Fiecare factură transmisă și fiecare confirmare ANAF se preiau printr-un proces programat, nu de către o persoană care își aduce aminte.
- Zilnic, nu lunar. Fereastra de 60 de zile pare generoasă până când cineva lipsește două luni.
- Indexare la intrare. Fiecare document primește numărul, data, partenerul, valoarea și indexul SPV ca metadate căutabile, nu ca nume de fișier.
- Raport de excepții. Orice factură fără confirmare ANAF după trei zile intră într-o listă care se închide zilnic.
- Aceleași reguli pentru facturile primite. Obligația de 10 ani este a dumneavoastră și pentru documentele emise de alții.
Firmele care intră în sistem la 1 iulie 2026 au avantajul că pot configura arhivarea din prima zi, în loc să recupereze ulterior. Cele care transmit deja de doi ani ar trebui să verifice ce s-a întâmplat cu facturile din 2024: dacă nimeni nu le-a descărcat la timp, ele nu mai există nicăieri.
