Faturas PDF em Portugal: Um Prazo que Nao Pode Ignorar
Portugal tem vindo a reforcar progressivamente as suas regras de faturacao eletronica ha anos, e o proximo marco importante chega a 1 de janeiro de 2027. Ate 31 de dezembro de 2026, as empresas ainda podem enviar faturas PDF aos clientes sem uma Assinatura Eletronica Qualificada (QES). A partir de 1 de janeiro de 2027, essa flexibilidade desaparece. Cada fatura PDF deve incluir uma QES para ser tratada como um documento fiscal valido ao abrigo da legislacao portuguesa.
Isto nao e uma atualizacao processual menor. O incumprimento expoe as empresas a coimas que variam entre 150 EUR e 3.750 EUR por infracao. Para empresas que processam centenas ou milhares de faturas por mes, a exposicao acumulada e substancial.
O que e uma Assinatura Eletronica Qualificada?
Uma QES e o nivel mais elevado de assinatura eletronica definido pelo Regulamento eIDAS da UE. E legalmente equivalente a uma assinatura manuscrita em todos os Estados-Membros da UE. Para ser qualificada, a assinatura deve ser criada utilizando um Dispositivo de Criacao de Assinatura Eletronica Qualificada (QESCD) e apoiada por um certificado qualificado emitido por um prestador de servicos de confianca inscrito numa lista de confianca nacional. Em Portugal, a autoridade relevante e a ANACOM.
Para as empresas, obter a capacidade de QES envolve normalmente trabalhar com um prestador de servicos de confianca certificado e integrar fluxos de trabalho de assinatura no software de faturacao. Isto leva tempo a configurar corretamente, razao pela qual o periodo entre agora e o prazo de janeiro de 2027 deve ser utilizado para preparacao em vez de resolucoes de ultima hora.
ATCUD: O Codigo Unico de Documento
Juntamente com a QES, todas as faturas emitidas em Portugal devem incluir um ATCUD (Codigo Unico de Documento). O ATCUD e um identificador unico gerado pela combinacao de um codigo de validacao atribuido pela Autoridade Tributaria e Aduaneira (AT) com um numero de registo sequencial do software de faturacao.
Para gerar ATCUDs, as empresas devem primeiro registar as suas series de documentos na AT. Cada serie recebe um codigo de validacao, que e depois incorporado em cada numero de documento produzido por essa serie. Este registo deve ser concluido atraves do portal web da AT, e a serie de documentos deve ser mantida ao longo do ano fiscal.
O ATCUD ja e obrigatorio. Qualquer empresa que ainda nao esteja a gerar ATCUDs esta a operar em incumprimento atualmente.
Requisitos do Codigo QR
Todas as faturas emitidas em Portugal devem tambem incluir um codigo QR contendo um conjunto padronizado de campos de dados de fatura definidos pela AT. O codigo QR permite que as autoridades fiscais verifiquem instantaneamente os dados da fatura ao digitalizar o documento. O conteudo do codigo QR nao e opcional nem flexivel — a AT especifica exatamente quais campos devem ser codificados e em que formato.
E necessario software de faturacao certificado pela AT para gerar codigos QR conformes. A utilizacao de software nao certificado e, por si so, uma infracao, independentemente de os codigos QR parecerem corretos na superficie.
Software de Faturacao Certificado pela AT
Portugal exige que todo o software de faturacao utilizado para gerar documentos fiscais seja certificado pela AT. A certificacao envolve a submissao do software para testes contra as especificacoes tecnicas da AT. Apenas o software que passa na certificacao pode ser legalmente utilizado para emitir faturas.
As empresas que utilizam plataformas de contabilidade ou sistemas ERP devem verificar se o seu fornecedor possui certificacao AT atual. Os fornecedores que nao atualizam a sua certificacao quando a AT lanca novos requisitos tecnicos perdem o seu estatuto de certificacao, o que significa que os seus clientes tambem estao em incumprimento.
Penalidades por Incumprimento
A Autoridade Tributaria e Aduaneira aplica estes requisitos atraves de uma estrutura de coimas que varia entre 150 EUR e 3.750 EUR por infracao. Cada fatura nao conforme pode ser tratada como uma infracao separada. Para uma empresa que emite 500 faturas por mes sem ATCUD, codigos QR ou QES, a exposicao teorica a coimas e enorme. A AT demonstrou vontade de realizar auditorias sistematicas ao software de faturacao e aos arquivos de faturas, pelo que o incumprimento nao e um risco teorico.
