Osoba odpowiedzialna za ochronę materiału registraturowego

Prawny obowiazek wyznaczenia osoby odpowiedzialnej

Zgodnie z art. 9 Ustawy o materialach archiwalnych i dzialalnosci archiwalnej ("Dziennik Urzedowy RS", nr 6/2020), kazdy tworca i posiadacz materialu registraturowego jest zobowiazany do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za ochrone materialu registraturowego i materialow archiwalnych.

To nie jest opcjonalne. To prawny obowiazek wszystkich firm, przedsiebiorcow, instytucji i organizacji w Serbii.

Kto moze byc osoba odpowiedzialna?

Ustawa nie przewiduje konkretnych kwalifikacji, ale w praktyce jest to zwykle:

• Dyrektor lub wlasciciel: najczesciej w malych firmach
• Pracownik administracyjny: sekretarka, kierownik biura
• Prawnik firmy, jesli firma takiego posiada
• Pracownik archiwum: w wiekszych firmach
• Ksiegowy: czeste w praktyce, chocia nie idealne, gdyz maja juz wiele obowiazkow

Wazne, aby byla to osoba zatrudniona w firmie, nie moze to byc osoba zewnetrzna (z wyjatkiem przypadkow uslug archiwizacji zewnetrznej).

Jakie sa obowiazki osoby odpowiedzialnej?

1. Prowadzenie ksiegi archiwalnej

Prawidlowe wypelnianie ksiegi archiwalnej przez caly rok i skladanie jej w kompetentnym archiwum do 30 kwietnia.

2. Stosowanie Listy kategorii

Prawidlowa klasyfikacja dokumentacji zgodnie z przyjeta Lista kategorii materialu registraturowego.

3. Przechowywanie dokumentow

Zapewnienie odpowiednich warunkow przechowywania: odpowiednie pomieszczenie, temperatura, ochrona przed wilgocia i pozarem.

4. Procedura niszczenia

Przygotowywanie list dokumentacji do zniszczenia, skladanie wnioskow o zgode archiwum, przeprowadzanie procedury niszczenia.

5. Komunikacja z kompetentnym archiwum

Kontakt z terytorialnie kompetentnym archiwum: skladanie ksiag archiwalnych, uzyskiwanie zgod, odpowiadanie na zapytania.

6. Przygotowanie do kontroli

Utrzymywanie wszystkich dokumentow i ewidencji w gotowosci na ewentualna kontrole archiwalna.

Jak formalnie wyznaczyc osobe odpowiedzialna

Wyznaczenie nastepuje na mocy wewnetrznej decyzji podpisanej przez dyrektora lub osobe upowaziona. Dokument powinien zawierac:

• Imie i nazwisko wyznaczonej osoby
• Stanowisko
• Date wyznaczenia
• Opis obowiazkow
• Podstawe prawna (art. 9 Ustawy)
• Podpis dyrektora i pieczec firmy

Decyzja ta jest przechowywana na stale i okazywana kontroli archiwalnej na zadanie.

Co jesli firma nie wyznaczyja osoby odpowiedzialnej?

Brak wyznaczenia osoby odpowiedzialnej jest naruszeniem Ustawy. Kary sa takie same jak za inne naruszenia archiwalne:

• Osoby prawne: 50 000 - 2 000 000 RSD
• Osoby odpowiedzialne: 5 000 - 150 000 RSD

Praktyczne wskazowki

1. Wyznaczcie kogos, kto ma czas. To jest prawdziwy obowiazek z konkretnymi zadaniami, nie tylko formalnosc
2. Zapewnijcie szkolenie: kompetentne archiwa czesto organizuja bezplatne szkolenia dla osob odpowiedzialnych
3. Uzywajcie oprogramowania: system DMS dramatycznie redukuje obciazenie osoby odpowiedzialnej
4. Planujcie zastepstwo: jesli osoba odpowiedzialna odchodzi z firmy, natychmiast wyznaczcie nowa

Podsumowanie

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za ochrone materialu registraturowego to jeden z pierwszych obowiazkow kazdej firmy wynikajacych z Ustawy archiwalnej. Ta osoba jest filarem calego systemu zarzadzania dokumentami.

Arhivix znaczaco ulatwia prace osobie odpowiedzialnej: automatyzuje ksiege archiwalna, sledzi okresy przechowywania, kategoryzuje dokumentacje i generuje raporty. Zamiast recznej ewidencji, osoba odpowiedzialna korzysta z systemu, ktory pracuje za nia. Wyprobujcie za darmo.