Prawny obowiazek wyznaczenia osoby odpowiedzialnej
Zgodnie z art. 9 Ustawy o materialach archiwalnych i dzialalnosci archiwalnej ("Dziennik Urzedowy RS", nr 6/2020), kazdy tworca i posiadacz materialu registraturowego jest zobowiazany do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za ochrone materialu registraturowego i materialow archiwalnych.
To nie jest opcjonalne — to prawny obowiazek wszystkich firm, przedsiebiorcow, instytucji i organizacji w Serbii.
Kto moze byc osoba odpowiedzialna?
Ustawa nie przewiduje konkretnych kwalifikacji, ale w praktyce jest to zwykle:
- Dyrektor lub wlasciciel — najczesciej w malych firmach
- Pracownik administracyjny — sekretarka, kierownik biura
- Prawnik firmy — jesli firma takiego posiada
- Pracownik archiwum — w wiekszych firmach
- Ksiegowy — czeste w praktyce, chocia nie idealne, gdyz maja juz wiele obowiazkow
Wazne, aby byla to osoba zatrudniona w firmie — nie moze to byc osoba zewnetrzna (z wyjatkiem przypadkow uslug archiwizacji zewnetrznej).
Jakie sa obowiazki osoby odpowiedzialnej?
1. Prowadzenie ksiegi archiwalnej
Prawidlowe wypelnianie ksiegi archiwalnej przez caly rok i skladanie jej w kompetentnym archiwum do 30 kwietnia.
2. Stosowanie Listy kategorii
Prawidlowa klasyfikacja dokumentacji zgodnie z przyjeta Lista kategorii materialu registraturowego.
3. Przechowywanie dokumentow
Zapewnienie odpowiednich warunkow przechowywania — odpowiednie pomieszczenie, temperatura, ochrona przed wilgocia i pozarem.
4. Procedura niszczenia
Przygotowywanie list dokumentacji do zniszczenia, skladanie wnioskow o zgode archiwum, przeprowadzanie procedury niszczenia.
5. Komunikacja z kompetentnym archiwum
Kontakt z terytorialnie kompetentnym archiwum — skladanie ksiag archiwalnych, uzyskiwanie zgod, odpowiadanie na zapytania.
6. Przygotowanie do kontroli
Utrzymywanie wszystkich dokumentow i ewidencji w gotowosci na ewentualna kontrole archiwalna.
Jak formalnie wyznaczyc osobe odpowiedzialna
Wyznaczenie nastepuje na mocy wewnetrznej decyzji podpisanej przez dyrektora lub osobe upowaziona. Dokument powinien zawierac:
- Imie i nazwisko wyznaczonej osoby
- Stanowisko
- Date wyznaczenia
- Opis obowiazkow
- Podstawe prawna (art. 9 Ustawy)
- Podpis dyrektora i pieczec firmy
Decyzja ta jest przechowywana na stale i okazywana kontroli archiwalnej na zadanie.
Co jesli firma nie wyznaczyja osoby odpowiedzialnej?
Brak wyznaczenia osoby odpowiedzialnej jest naruszeniem Ustawy. Kary sa takie same jak za inne naruszenia archiwalne:
- Osoby prawne: 50 000 - 2 000 000 RSD
- Osoby odpowiedzialne: 5 000 - 150 000 RSD
Praktyczne wskazowki
- Wyznaczcie kogos, kto ma czas — to jest prawdziwy obowiazek z konkretnymi zadaniami, nie tylko formalnosc
- Zapewnijcie szkolenie — kompetentne archiwa czesto organizuja bezplatne szkolenia dla osob odpowiedzialnych
- Uzywajcie oprogramowania — system DMS dramatycznie redukuje obciazenie osoby odpowiedzialnej
- Planujcie zastepstwo — jesli osoba odpowiedzialna odchodzi z firmy, natychmiast wyznaczcie nowa
Podsumowanie
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za ochrone materialu registraturowego to jeden z pierwszych obowiazkow kazdej firmy wynikajacych z Ustawy archiwalnej. Ta osoba jest filarem calego systemu zarzadzania dokumentami.
Arhivix znaczaco ulatwia prace osobie odpowiedzialnej — automatyzuje ksiege archiwalna, sledzi okresy przechowywania, kategoryzuje dokumentacje i generuje raporty. Zamiast recznej ewidencji, osoba odpowiedzialna korzysta z systemu, ktory pracuje za nia. Wyprobujcie za darmo.
