Komunikatory: Nieoficjalna "platforma biznesowa"
W wielu krajach komunikatory staly sie de facto biznesowa platforma komunikacji. Grupy firmowe, grupy projektowe, grupy dzialowe. Faktury wysylane na czacie. Umowy fotografowane i udostepniane w grupach. Listy przewozowe? "Zrob zdjecie i wyslij na grupe."
6 ryzyk wysylania dokumentow przez komunikatory
1. Kompresja niszczy jakosc
Obrazy sa kompresowane — tekst staje sie nieczytelny, numery faktur rozmazane, pieczatki i podpisy niejasne. Do archiwizacji i kontroli podatkowych — bezuzyteczne.
2. Dokumenty wygasaja lub gina
Stare media sa usuwane z czasem lub przy zmianie telefonu. Reinstalacja aplikacji? Dokumenty zniknely. Nowy telefon? Historia wymazana.
3. Zero kontroli dostepu
Kazdy w grupie widzi wszystko. Gdy pracownik odchodzi — nadal ma dostep do calej historii czatu, wlacznie z poufnymi danymi.
4. Brak wyszukiwania tresci
Sprobujcie znalezc konkretna fakture sprzed 6 miesiecy. Jedyna metoda: nieskonnczone przewijanie.
5. Brak mocy prawnej
Wiadomosci na czacie nie sa dowodem prawnym. Brak kwalifikowanego e-podpisu, brak znacznika czasu, brak gwarancji integralnosci.
6. Niezgodnosc z RODO
Wysylanie danych osobowych pracownikow lub klientow przez komunikatory to potencjalne naruszenie ochrony danych.
Czego uzywac zamiast tego
| Potrzeba | Komunikator | DMS |
|---|---|---|
| Wyslij fakture | Zdjecie w grupie | Przeslanie + klasyfikacja AI |
| Udostepnij klientowi | Link lub zalacznik | Portal klienta z kontrola dostepu |
| Podpisz dokument | Podpis fizyczny + zdjecie | Kwalifikowany e-podpis |
| Znajdz stary dokument | Przewijanie 6 miesiecy wstecz | Wyszukiwanie AI w 3 sekundy |
Podsumowanie
Komunikatory sa do prywatnej komunikacji — nie do dokumentow firmowych. Kazdy dokument wyslany na czacie to dokument bez kontroli, bez archiwizacji i bez bezpieczenstwa prawnego.
Arhivix jest tak prosty jak komunikator, ale stworzony do dokumentow firmowych. Aplikacja mobilna, przesylanie drag-and-drop, wyszukiwanie AI, portal klienta i pelna zgodnosc prawna. Wyprobujcie za darmo.
