Zakonska obveza imenovanja odgovorne osobe
Prema clanku 9. Zakona o arhivskoj gradi i arhivskoj djelatnosti ("Sluzbeni glasnik RS", br. 6/2020), svaki stvaralac i imalac registraturskog materijala obvezan je odrediti odgovornu osobu za zastitu registraturskog materijala i arhivske grade.
Ovo nije neobvezno -- to je zakonska obveza za sve tvrtke, poduzetnike, ustanove i organizacije u Srbiji.
Tko moze biti odgovorna osoba?
Zakon ne propisuje posebne kvalifikacije, ali u praksi to je obicno:
- Direktor ili vlasnik -- najcesce u malim tvrtkama
- Administrativni zaposlenik -- tajnik, voditelj ureda
- Pravnik tvrtke -- ako ga tvrtka ima
- Arhivski djelatnik -- u vecim tvrtkama
- Racunovodja -- cesto u praksi, iako nije idealno jer vec ima mnogo odgovornosti
Vazno je da je to zaposlena osoba u tvrtki -- ne moze biti vanjska osoba (osim u slucajevima usluznog arhiviranja).
Koje su duznosti odgovorne osobe?
1. Vodenje arhivske knjige
Pravilno popunjavanje arhivske knjige tijekom cijele godine i predaja nadleznom arhivu do 30. travnja.
2. Primjena Liste kategorija
Pravilna klasifikacija dokumentacije prema usvojenoj Listi kategorija registraturskog materijala.
3. Pohrana dokumenata
Osiguranje odgovarajucih uvjeta pohrane -- odgovarajuca prostorija, temperatura, zastita od vlage i požara.
4. Procedura unistenja
Priprema popisa dokumentacije za unistenje, podnošenje zahtjeva za odobrenje arhiva, provodenje procedure unistenja.
5. Komunikacija s nadleznim arhivom
Kontakt s teritorijalno nadleznim arhivom -- predaja arhivskih knjiga, pribavljanje odobrenja, odgovaranje na zahtjeve.
6. Priprema za inspekciju
Drzanje svih dokumenata i zapisa spremnih za svaku potencijalnu kontrolu arhivske inspekcije.
Kako formalno imenovati odgovornu osobu
Imenovanje se vrsi putem interne odluke ili rjesenja koje potpisuje direktor ili ovlastena osoba. Dokument treba sadrzavati:
- Puno ime imenovane osobe
- Radno mjesto/ulogu
- Datum imenovanja
- Opis duznosti
- Pravnu osnovu (clanak 9. Zakona)
- Potpis direktora i pecat tvrtke
Ova odluka se cuva trajno i predocuje arhivskoj inspekciji na zahtjev.
Sto ako tvrtka nema imenovanu odgovornu osobu?
Nepostojanje imenovane odgovorne osobe je prekrsaj prema Zakonu. Kazne su iste kao i za ostale arhivske prekrsaje:
- Pravne osobe: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Odgovorne osobe: 5.000 -- 150.000 RSD
Prakticni savjeti
- Imenujte nekoga tko ima vremena -- ovo je stvarna obveza s konkretnim zadacima, ne samo formalnost
- Osigurajte obuku -- nadlezni arhivi cesto organiziraju besplatne obuke za odgovorne osobe
- Koristite softver -- DMS sustav dramaticno smanjuje opterecenje odgovorne osobe
- Planirajte zamjenu -- ako odgovorna osoba napusti tvrtku, odmah imenujte novu
Zakljucak
Imenovanje odgovorne osobe za zastitu registraturskog materijala jedna je od prvih obveza svake tvrtke prema Zakonu o arhivskoj gradi. Ova osoba je stup cijelog sustava upravljanja dokumentima.
Arhivix znacajno olaksava rad odgovorne osobe -- automatizira arhivsku knjigu, prati rokove cuvanja, kategorizira dokumentaciju i generira izvjestaje. Umjesto rucnog vodenja evidencije, odgovorna osoba koristi sustav koji radi za nju. Isprobajte besplatno.
