Sto je arhivska inspekcija?
Arhivska inspekcija je kontrola koju nadlezni arhivi provode nad pravnim osobama i poduzetnicima u Srbiji, radi provjere da se dokumentacija pohranjuje, vodi i stiti u skladu sa Zakonom o arhivskoj gradi i arhivskoj djelatnosti.
Inspekcije mogu biti redovne (planirane) ili izvanredne (na prijavu ili inicijativu). Svaka tvrtka u Srbiji moze biti predmet inspekcije -- bez obzira na velicinu ili djelatnost.
Sto inspektori provjeravaju?
1. Pravilnik o zastiti registraturskog materijala
Ima li tvrtka usvojeni interni Pravilnik? Je li azuran? Jesu li zaposlenici upoznati s njim?
2. Lista kategorija registraturskog materijala
Postoji li Lista kategorija s rokovima cuvanja? Je li odobrena od nadleznog arhiva? Odgovara li stvarnim vrstama dokumentacije tvrtke?
3. Arhivska knjiga
Vodi li se? Je li pravilno popunjena? Je li na vrijeme predana arhivu (do 30. travnja)? Jesu li redni brojevi neprekidni?
4. Imenovanje odgovorne osobe
Je li formalno imenovana osoba odgovorna za zastitu registraturskog materijala?
5. Uvjeti pohrane
Gdje se dokumentacija pohranjuje? Je li prostorija odgovarajuca (suha, protupozarno zasticena, zakljucana)? Jesu li police i registratori u redu?
6. Unistenje dokumenata
Je li tvrtka unistila bilo koju dokumentaciju? Ako jest -- je li prethodno dobila odobrenje arhiva? Postoji li zapisnik o unistenju?
Kako se pripremiti za inspekciju
Koristite ovu listu za provjeru kako biste verificirali svoju spremnost:
- Usvojeni Pravilnik o zastiti registraturskog materijala
- Lista kategorija odobrena od nadleznog arhiva
- Arhivska knjiga popunjena i predana za sve prethodne godine
- Odgovorna osoba imenovana (s rjesenjem/odlukom)
- Dokumentacija pohranjena u odgovarajucim uvjetima
- Ako je doslo do unistenja -- odobrenje arhiva + zapisnik
- Elektronicka dokumentacija pravilno arhivirana
Kazne za prekrsaje
Prema clancima 42-43 Zakona:
| Prekrsitelj | Raspon kazne |
|---|---|
| Pravne osobe | 50.000 -- 2.000.000 RSD |
| Poduzetnici | 10.000 -- 500.000 RSD |
| Odgovorne osobe | 5.000 -- 150.000 RSD |
Najstroze kazne su za unistenje dokumentacije bez odobrenja, posebno ako su unisteni dokumenti trajne vrijednosti.
Sto ako vasa tvrtka nikada nije predala arhivsku knjigu?
Ovo je cest scenarij. Mnoge tvrtke posluju godinama bez ikad predane arhivske knjige. U tom slucaju:
- Ne panicirajte, ali djelujte odmah
- Retroaktivno popunite arhivske knjige za sve prethodne godine
- Usvojite Pravilnik i Listu kategorija ako ih nemate
- Imenujte odgovornu osobu
- Kontaktirajte nadlezni arhiv -- obicno su kooperativni i pomazu tvrtkama koje dodu dobrovoljno
Bolje je sami pristupiti arhivu nego cekati inspekciju.
Zakljucak
Arhivske inspekcije se ne treba bojati -- pod uvjetom da je vasa dokumentacija u redu. Kljuc je sustavan pristup: Pravilnik, Lista kategorija, arhivska knjiga i odgovarajuca pohrana.
S Arhivixom su svi ovi zahtjevi automatizirani. Sustav generira arhivsku knjigu, prati rokove cuvanja, kategorizira dokumente prema Listi kategorija i vodi potpune zapise za svaku inspekciju. Registrirajte se besplatno.
