Que es una pista de auditoria?
Una pista de auditoria es un registro automatico de todas las actividades relacionadas con los documentos: quien accedio, quien modifico, quien descargo, quien elimino, cuando y desde que ubicacion. Es la "caja negra" de su sistema de gestion documental.
Por que es obligatoria la pista de auditoria?
- RGPD: debe saber quien accedio a datos personales
- Ley de archivos: la integridad de los documentos debe ser demostrable
- Estandares ISO: ISO 27001 exige el registro de accesos
- Auditorias fiscales: los inspectores pueden requerir prueba de que un documento no fue alterado
Que registra una pista de auditoria?
| Actividad | Datos registrados |
|---|---|
| Acceso a documento | Usuario, hora, direccion IP |
| Modificacion de documento | Usuario, hora, que se cambio |
| Descarga | Usuario, hora, formato de descarga |
| Eliminacion | Usuario, hora, motivo (si se proporciono) |
| Compartir | Usuario, destinatario, nivel de acceso |
Ejemplos practicos
Ejemplo 1: Un empleado afirma que nunca vio el contrato -- la pista de auditoria muestra que abrio el documento 3 veces.
Ejemplo 2: Un inspector solicita prueba de que una factura no fue alterada -- la pista de auditoria confirma la integridad desde el momento de la creacion.
Conclusion
Arhivix registra automaticamente cada actividad sobre los documentos. Registros completos de acceso, modificacion y eliminacion -- sin ningun trabajo adicional. Cumplimiento legal listo para usar. Pruebelo gratis.
