Temor n.o 1: "Tenemos miles de documentos"
Toda empresa que considera un DMS tiene el mismo temor: "Como transferiremos todos los documentos del servidor, correo, archivadores?" La respuesta: no tiene que hacerlo todo de una vez.
Paso 1: Inventariar los documentos existentes
Antes de la migracion, haga un inventario:
- Cuantos documentos en total (estime por carpeta)?
- Donde estan: unidad compartida, correo, papel, nube?
- Que formatos: PDF, Word, Excel, escaneados?
- Cuales se usan activamente vs. cuales son de archivo?
Paso 2: Priorizar
- Documentos nuevos (inmediatamente): Desde el primer dia, todo lo nuevo va al DMS
- Documentos activos (semana 1-2): Contratos activos, proyectos en curso
- Legalmente requeridos (semana 2-4): Documentacion fiscal, expedientes de RRHH
- Archivos (mes 2-3): Documentacion mas antigua, por prioridad
Paso 3: Carga masiva
Para grandes volumenes -- arrastre y suelte carpetas enteras. El DMS preserva su estructura de carpetas existente y aplica automaticamente OCR a los documentos escaneados.
Paso 4: Etiquetado por IA
La IA reconoce automaticamente el tipo de documento, la fecha y las partes involucradas. Los metadatos se anaden automaticamente -- usted solo revisa y corrige cualquier error.
Paso 5: Operacion en paralelo
Durante la migracion -- los sistemas antiguo y nuevo funcionan en paralelo. Los documentos nuevos van al DMS. Los antiguos se transfieren gradualmente. Cuando todo esta migrado -- el sistema antiguo se apaga.
Cronograma
| Fase | Duracion |
|---|---|
| Preparacion e inventario | 1-2 dias |
| Configuracion del DMS | 1 dia |
| Migracion de documentos activos | 1-2 semanas |
| Operacion en paralelo | 2-4 semanas |
| Migracion completa | 1-3 meses |
Conclusion
La migracion a Arhivix no significa interrupcion del negocio. Comience con los documentos nuevos hoy, migre los antiguos gradualmente. Carga masiva, etiquetado por IA y OCR hacen el proceso indoloro. Pruebelo gratis.
