Γιατί Είναι Σημαντικό να Γνωρίζετε τις Περιόδους Διατήρησης Τιμολογίων;
Τα τιμολόγια είναι ο πιο κοινός τύπος επιχειρηματικής τεκμηρίωσης. Κάθε εταιρεία εκδίδει και λαμβάνει -- καθημερινά, εβδομαδιαία, μηνιαία. Αλλά πόσο καιρό πρέπει να τα φυλάσσετε; Η απάντηση εξαρτάται από το αν είστε υπόχρεος ΦΠΑ, σε ποιον τομέα ανήκετε και τι τύπο τιμολογίου αφορά.
Το λάθος στην περίοδο μπορεί να σας κοστίσει -- είτε γιατί καταστρέψατε πρόωρα ένα έγγραφο που χρειαζόταν για φορολογικό έλεγχο, είτε γιατί αποθηκεύετε τόνους περιττού χαρτιού.
Περίοδοι Διατήρησης κατά Νόμο
Νόμος Λογιστικής (Αρθ. 9)
Σύμφωνα με τον Νόμο Λογιστικής ("Επίσημη Εφημερίδα ΔΣ", αριθ. 73/2019), τα λογιστικά έγγραφα (συμπεριλαμβανομένων τιμολογίων) πρέπει να φυλάσσονται τουλάχιστον 5 χρόνια από την τελευταία ημέρα του επιχειρηματικού έτους που αφορούν.
Νόμος ΦΠΑ
Για υπόχρεους ΦΠΑ, τα τιμολόγια πρέπει να φυλάσσονται για 10 χρόνια από το τέλος του ημερολογιακού έτους που αφορούν. Αυτό είναι μεγαλύτερο από τη γενική λογιστική περίοδο.
Νόμος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης
Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που εκδίδονται μέσω του συστήματος SEF φυλάσσονται:
- 10 χρόνια για υπόχρεους ΦΠΑ
- 5 χρόνια για φορείς εκτός συστήματος ΦΠΑ
Το σύστημα SEF αποθηκεύει τα τιμολόγια σε κεντρικό μητρώο, αλλά αυτό δεν απαλλάσσει την εταιρεία από την υποχρέωσή της να τηρεί δικά της αρχεία.
Επισκόπηση Περιόδων Διατήρησης κατά Τύπο Τιμολογίου
| Τύπος Τιμολογίου | Περίοδος Διατήρησης | Νομική Βάση |
|---|---|---|
| Εξερχόμενα τιμολόγια (υπόχρεος ΦΠΑ) | 10 χρόνια | Νόμος ΦΠΑ |
| Εισερχόμενα τιμολόγια (υπόχρεος ΦΠΑ) | 10 χρόνια | Νόμος ΦΠΑ |
| Τιμολόγια (μη υπόχρεος ΦΠΑ) | 5 χρόνια | Νόμος Λογιστικής |
| Ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω SEF (ΦΠΑ) | 10 χρόνια | Νόμος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης |
| Ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω SEF (μη ΦΠΑ) | 5 χρόνια | Νόμος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης |
| Τιμολόγια προκαταβολής | 10 χρόνια | Νόμος ΦΠΑ |
| Πιστωτικά/χρεωστικά σημειώματα | 10 χρόνια | Νόμος ΦΠΑ |
Χάρτινο ή Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο -- Διαφέρει η Περίοδος;
Οχι. Η περίοδος διατήρησης είναι η ίδια ανεξαρτήτως μορφής. Χάρτινο τιμολόγιο, PDF, XML -- όλα φυλάσσονται για την ίδια περίοδο. Η διαφορά είναι στη μέθοδο αποθήκευσης:
- Χάρτινα τιμολόγια: φυσική αποθήκευση σε φακέλους/κουτιά
- Ηλεκτρονικά τιμολόγια: ψηφιακή αποθήκευση με εξασφαλισμένη ακεραιότητα και αυθεντικότητα
Αν έχετε ψηφιοποιήσει (σαρώσει) χάρτινα τιμολόγια, τα πρωτότυπα πρέπει να φυλάσσονται εκτός αν πληροίτε τις προϋποθέσεις αντικατάστασης πρωτοτύπων με ψηφιακά αντίγραφα.
Πρακτικές Συμβουλές για Αποθήκευση Τιμολογίων
- Οργανώστε κατά έτος και τύπο -- εισερχόμενα και εξερχόμενα ξεχωριστά, κατά έτος
- Χρησιμοποιήστε σύστημα DMS για ηλεκτρονικά τιμολόγια -- αυτόματη ταξινόμηση και αναζήτηση
- Συνδέστε τιμολόγια με το αρχειακό βιβλίο -- κάθε κατηγορία τιμολογίων πρέπει να καταχωρείται
- Μην περιμένετε το τέλος του έτους -- οργανώστε μηνιαία ή τριμηνιαία
- Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας ηλεκτρονικών τιμολογίων -- τουλάχιστον 2 αντίγραφα σε διαφορετικές τοποθεσίες
Τι Συμβαίνει Μετά τη Λήξη της Περιόδου;
Οταν λήξει η διατήρηση τιμολογίων, δεν μπορείτε απλά να τα διαγράψετε. Πρέπει να:
- Προετοιμάσετε λίστα τιμολογίων για καταστροφή
- Υποβάλετε αίτημα στο αρμόδιο αρχείο για έγκριση
- Περιμένετε γραπτή έγκριση
- Καταστρέψετε την τεκμηρίωση και δημιουργήσετε πρακτικό
Συμπέρασμα
Η περίοδος διατήρησης τιμολογίων στη Σερβία είναι 5 ή 10 χρόνια, ανάλογα με την ιδιότητα ΦΠΑ. Μην αφήσετε αυτό να σας μπερδέψει -- το κλειδί είναι η συστηματική προσέγγιση και το σωστό εργαλείο.
Το Arhivix παρακολουθεί αυτόματα τις περιόδους διατήρησης κάθε τιμολογίου, σας ειδοποιεί όταν λήξουν και σας βοηθά να διεξάγετε τη νόμιμη διαδικασία καταστροφής. Ολα σε ένα μέρος.
