Τι Είναι ο Κατάλογος Κατηγοριών Αρχειακού Υλικού;
Ο Κατάλογος Κατηγοριών Αρχειακού Υλικού με Περιόδους Διατήρησης είναι ένα υποχρεωτικό εσωτερικό έγγραφο που κάθε νομικό πρόσωπο και επιχειρηματίας στη Σερβία πρέπει να υιοθετήσει. Περιέχει όλους τους τύπους τεκμηρίωσης που δημιουργούνται κατά τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, μαζί με τις περιόδους για τις οποίες πρέπει να διατηρείται κάθε τύπος.
Χωρίς αυτό το έγγραφο, μια εταιρεία δεν μπορεί νομίμως να:
- Τηρεί αρχειακό βιβλίο
- Καταστρέφει τεκμηρίωση με ληγμένες περιόδους διατήρησης
- Οργανώνει τα αρχεία με τον προβλεπόμενο τρόπο
Νομική Βάση
Η υποχρέωση δημιουργίας του Καταλόγου Κατηγοριών προβλέπεται από το Αρθρο 11 του Νόμου περί Αρχειακού Υλικού και Αρχειακών Δραστηριοτήτων ("Επίσημη Εφημερίδα ΔΣ", αριθ. 6/2020):
"Ο δημιουργός και κάτοχος αρχειακού υλικού υποχρεούται να υιοθετήσει κατάλογο κατηγοριών αρχειακού υλικού με περιόδους διατήρησης, κατόπιν προηγούμενης έγκρισης από το αρμόδιο αρχείο."
Αυτό σημαίνει ότι ο Κατάλογος δεν πρέπει μόνο να υπάρχει αλλά πρέπει να εγκριθεί από το αρμόδιο εδαφικό αρχείο.
Πώς Μοιάζει ο Κατάλογος Κατηγοριών;
Ο Κατάλογος οργανώνεται συνήθως σε μορφή πίνακα:
| Ταξινομικό Σήμα | Ονομα Κατηγορίας | Περίοδος Διατήρησης |
|---|---|---|
| 01 | Ιδρυτική τεκμηρίωση (καταστατικό, απόφαση εγγραφής) | Μόνιμη |
| 02 | Κανονιστικές πράξεις (κανονισμοί, αποφάσεις, εντολές) | Μόνιμη |
| 03 | Τεκμηρίωση ανθρώπινου δυναμικού (συμβάσεις εργασίας, αποφάσεις) | Μόνιμη |
| 04-01 | Οικονομικές καταστάσεις (ισολογισμός, κατάσταση αποτελεσμάτων) | Μόνιμη |
| 04-02 | Εξερχόμενα τιμολόγια | 10 χρόνια |
| 04-03 | Εισερχόμενα τιμολόγια | 10 χρόνια |
| 05 | Φορολογική τεκμηρίωση (δηλώσεις, αποφάσεις) | 5 χρόνια |
| 06 | Λογιστικά έγγραφα (εγγραφές ημερολογίου, καταστάσεις) | 5 χρόνια |
| 07 | Εμπορικές συμβάσεις (με πελάτες, προμηθευτές) | 10 χρόνια μετά τη λήξη |
| 08 | Γενική επαγγελματική αλληλογραφία | 2 χρόνια |
| 09 | Τεχνική τεκμηρίωση | Μόνιμη |
| 10 | Τεκμηρίωση ΥΑΕ (υγεία και ασφάλεια στην εργασία) | 40 χρόνια |
Αυτό είναι μόνο παράδειγμα -- ο Κατάλογός σας πρέπει να αντικατοπτρίζει τους πραγματικούς τύπους τεκμηρίωσης που δημιουργούνται στην εταιρεία σας.
Πώς να Δημιουργήσετε Κατάλογο Κατηγοριών: Βήμα προς Βήμα
1. Εντοπίστε Ολους τους Τύπους Εγγράφων
Εξετάστε όλους τους τομείς και τα τμήματα. Ρωτήστε τους εργαζομένους τι έγγραφα δημιουργούν ή λαμβάνουν. Μην ξεχάσετε την ηλεκτρονική τεκμηρίωση -- ηλεκτρονικά τιμολόγια, emails, ψηφιακές συμβάσεις.
2. Καθορίστε Περιόδους Διατήρησης
Για κάθε τύπο εγγράφου, καθορίστε την περίοδο διατήρησης βάσει:
- Νομικών απαιτήσεων (Νόμος Λογιστικής, Εργατικός Νόμος, φορολογικοί νόμοι)
- Εσωτερικών επιχειρηματικών αναγκών
- Συστάσεων του αρμόδιου αρχείου
3. Οργανώστε σε Σύστημα Ταξινόμησης
Αντιστοιχίστε ταξινομικά σήματα σε κάθε κατηγορία. Χρησιμοποιήστε αριθμητικό σύστημα που είναι λογικό και εύκολο στη χρήση.
4. Υιοθετήστε με Εσωτερική Απόφαση
Ο διευθυντής ή εξουσιοδοτημένο πρόσωπο εκδίδει Απόφαση υιοθέτησης του Καταλόγου Κατηγοριών.
5. Υποβάλετε στο Αρμόδιο Αρχείο για Εγκριση
Στείλτε τον Κατάλογο στο αρμόδιο εδαφικό αρχείο σας. Το αρχείο μπορεί να εγκρίνει τον Κατάλογο ή να ζητήσει τροποποιήσεις. Μόνο κατόπιν λήψης έγκρισης ο Κατάλογος αποκτά ισχύ.
Συνήθη Προβλήματα
- Γενικοί κατάλογοι αντιγραμμένοι από το ίντερνετ -- Κάθε εταιρεία πρέπει να έχει κατάλογο προσαρμοσμένο στις δραστηριότητές της
- Παράλειψη ηλεκτρονικών εγγράφων -- Ηλεκτρονικά τιμολόγια, ηλεκτρονικές συμβάσεις και ψηφιακή αλληλογραφία πρέπει να συμπεριλαμβάνονται
- Μη ενημέρωση όταν αλλάζουν οι δραστηριότητες -- Αν η εταιρεία επεκτείνεται ή αλλάζει δραστηριότητα, ο Κατάλογος πρέπει να ενημερωθεί
- Χωρίς έγκριση αρχείου -- Ενας Κατάλογος χωρίς έγκριση δεν έχει νομική ισχύ
Πώς Βοηθά το Arhivix
Το Arhivix ταξινομεί αυτόματα τα έγγραφα σύμφωνα με τον Κατάλογο Κατηγοριών σας μόλις τα ανεβάσετε. Οι περίοδοι διατήρησης παρακολουθούνται αυτόματα και το σύστημα σας ειδοποιεί όταν η τεκμηρίωση λήγει και όταν πρέπει να υποβάλετε αίτημα καταστροφής.
Σταματήστε τη χειροκίνητη διαχείριση αρχείων. Αφήστε το Arhivix να το κάνει για εσάς -- αυτόματα, ακριβώς και σύμφωνα με τον νόμο.
