Die GoBD-Aenderung 2025 verstehen
Die GoBD (Grundsaetze zur ordnungsmaessigen Fuehrung und Aufbewahrung von Buechern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist die grundlegende Verordnung, die regelt, wie deutsche Unternehmen digitale Finanzunterlagen verwalten und speichern. Die Aenderung 2025 fuehrt mehrere bedeutende Neuerungen ein, die jedes Unternehmen umsetzen muss, um den Erwartungen der deutschen Steuerbehoerden zu entsprechen.
Wichtige Aenderung: Nur-XML-Aufbewahrung
Eine der folgenreichsten Aenderungen der GoBD-Aenderung 2025 ist die Klarstellung, dass bei strukturierten E-Rechnungen nur die XML-Datei aufbewahrt werden muss. Zuvor bestand Unklarheit darueber, ob Unternehmen die visuelle Darstellung (PDF) zusammen mit der maschinenlesbaren XML-Datei speichern mussten. Die Aenderung loest dies, indem sie die XML-Datei als das rechtlich massgebliche Dokument festlegt.
Diese Aenderung hat praktische Auswirkungen auf Archivierungssysteme:
- Speichersysteme muessen in der Lage sein, XML-Dateien in ihrem nativen Format aufzunehmen und zu bewahren
- Die XML-Datei darf waehrend der Speicherung nicht veraendert, verlustbehaftet komprimiert oder in ein anderes Format konvertiert werden
- Unternehmen, die ZUGFeRD-Hybridrechnungen verwenden, sollten beachten, dass die eingebettete XML-Komponente der aufbewahrungsrelevante Teil ist
- Visuelle Darstellungen koennen zur Bequemlichkeit gespeichert werden, sind aber kein Ersatz fuer das XML-Original
Bewahrung des Originalformats
Die Aenderung bekraeftigt den Grundsatz, dass Dokumente in ihrem Originalformat aufbewahrt werden muessen. Wenn eine Rechnung als XRechnung-XML-Datei eingeht, muss sie als genau diese XML-Datei archiviert werden. Wenn ein Vertrag als PDF empfangen wird, ist das PDF das Original. Unternehmen duerfen Dokumente nicht fuer Archivierungszwecke in ein anderes Format konvertieren und das Original verwerfen.
Diese Regel gilt fuer alle steuerlich relevanten Dokumente, einschliesslich:
- Rechnungen (eingehend und ausgehend)
- Gutschriften und Korrekturen
- Vertraege und Vereinbarungen
- Kontoauszuege und Zahlungsbelege
- Lieferscheine und Versanddokumente
- Interne Buchungsbelege und Journaleintraege
Aktualisierte Anforderungen an die Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist eine obligatorische Beschreibung, wie ein Unternehmen seine steuerlich relevanten Daten verarbeitet, speichert und verwaltet. Die Aenderung 2025 verlangt von Unternehmen, diese Dokumentation zu aktualisieren, um Folgendes abzubilden:
- E-Rechnungs-Workflows - wie strukturierte Rechnungen empfangen, validiert, verarbeitet und archiviert werden
- Verfahren zur Formatbehandlung - wie verschiedene Dokumentenformate identifiziert und in die entsprechende Speicherung geleitet werden
- Zugriffskontrollen und Berechtigungen - wer archivierte Dokumente einsehen, aendern oder exportieren kann
- Backup- und Disaster-Recovery-Verfahren - wie die Dokumentenintegritaet bei Systemausfaellen aufrechterhalten wird
- Change-Management-Prozesse - wie Aktualisierungen des Archivierungssystems dokumentiert und validiert werden
Die Verfahrensdokumentation muss aktuell gehalten werden. Ein veraltetes Verfahrensdokument wird fast genauso schwerwiegend behandelt wie das Fehlen jeglicher Dokumentation. Steuerprufer fordern diese Dokumentation routinemaessig zu Beginn einer Pruefung an, und Abweichungen zwischen den dokumentierten Verfahren und der tatsaechlichen Praxis koennen tiefergehende Untersuchungen ausloesen.
Verkuerzung der Aufbewahrungsfrist: Von 10 auf 8 Jahre
In einer willkommenen Vereinfachung wurde die Aufbewahrungsfrist fuer bestimmte Finanzdokumente von 10 Jahren auf 8 Jahre verkuerzt. Diese Aenderung reduziert die Speicherbelastung fuer Unternehmen und bringt die deutschen Aufbewahrungsanforderungen staerker in Einklang mit denen anderer EU-Mitgliedstaaten. Unternehmen sollten jedoch sorgfaeltig pruefen, welche spezifischen Dokumentenkategorien fuer die verkuerzte Frist in Frage kommen, da fuer einige Aufzeichnungen moeglicherweise weiterhin die volle 10-jaehrige Aufbewahrung erforderlich ist.
NIS 2 und seine Auswirkungen auf die Dokumentensicherheit
Neben den GoBD-Aenderungen hat Deutschland die EU-Richtlinie NIS 2 umgesetzt, die seit Dezember 2025 gilt. Diese Cybersicherheitsverordnung betrifft etwa 29.500 Unternehmen in Deutschland und verursacht geschaetzte jaehrliche Compliance-Kosten von EUR 2,3 Milliarden in der gesamten Wirtschaft. Fuer das Dokumentenmanagement verlangt NIS 2 verstaerkte Sicherheitsmassnahmen einschliesslich Verschluesselung, Zugriffsprotokollierung und Incident-Response-Plaenen. Unternehmen, die unter NIS 2 fallen, muessen sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme diese erhoehten Sicherheitsstandards erfuellen.
Praktische Umsetzungs-Checkliste
- Ueberpruefen Sie, ob Ihr Archivierungssystem XML-Dateien nativ speichern und abrufen kann
- Deaktivieren Sie jede automatische Formatkonvertierung in Ihrem Dokumentenmanagement-Workflow
- Ueberpruefen und aktualisieren Sie Ihre Verfahrensdokumentation, um E-Rechnungsprozesse abzudecken
- Passen Sie die Aufbewahrungsfristen an die neue 8-Jahres-Frist an, wo zutreffend
- Pruefen Sie, ob Ihr Unternehmen unter NIS 2 faellt, und planen Sie zusaetzliche Sicherheitsmassnahmen
- Dokumentieren Sie alle Aenderungen und fuehren Sie eine Testpruefung durch, um die Compliance zu verifizieren
Wie Arhivix hilft
Arhivix ist so konzipiert, dass es die GoBD-Anforderungen 2025 standardmaessig erfuellt. Dokumente werden in ihrem Originalformat auf AWS S3-Speicher mit unveraenderlicher Objektsperrung gespeichert, um unbefugte Aenderungen zu verhindern. Alle Daten sind mit AES-256-Verschluesselung gesichert und erfuellen sowohl die GoBD- als auch die NIS 2-Sicherheitsstandards. Jede Dokumentenaktion - vom Hochladen ueber den Abruf bis zur Loeschung - wird in umfassenden Audit-Trails aufgezeichnet, die als Nachweis fuer Ihre Verfahrensdokumentation dienen. Arhivix macht es einfach, Steuerpruefern die Compliance nachzuweisen und gleichzeitig Ihr Dokumentenmanagement effizient und kostenguenstig zu gestalten.
