Die GoBD-Aenderung 2025: Ein Paradigmenwechsel fuer die Archivierung
Die aktualisierte GoBD, gueltig ab dem 14. Juli 2025, klaert grundlegend, was ein konformes E-Rechnungsarchiv ausmacht. Die zentrale Feststellung: Bei der Archivierung elektronischer Rechnungen muessen nur die strukturierten XML-Daten (XRechnung oder ZUGFeRD-XML-Nutzdaten) aufbewahrt werden. Eine PDF-Visualisierung der Rechnung ist NICHT das rechtlich massgebliche Dokument.
Dies hat erhebliche Auswirkungen fuer Unternehmen, die bisher PDF-Kopien ihrer Rechnungen archiviert und diese als konforme Unterlagen behandelt haben.
Was GoBD-Konformitaet erfordert
GoBD-konformes digitales Archivieren schreibt vor:
- Unveraenderlichkeit: Archivierte Dokumente duerfen waehrend der Aufbewahrungsfrist nicht geaendert, ueberschrieben oder geloescht werden
- Vollstaendige und genaue Erfassung: Jede Rechnung muss in ihrem Originalformat archiviert werden
- Systematische Organisation: Dokumente muessen nach relevanten Kriterien indiziert und abrufbar sein
- Verfahrensdokumentation: Eine Verfahrensdokumentation, die den Archivierungsprozess beschreibt, muss gepflegt werden
- Pruefpfad: Jeder Zugriff und jeder Verarbeitungsschritt muss protokolliert werden
Die 8-jaehrige Aufbewahrungsfrist
Die GoBD-Aenderung verkuerzte die Aufbewahrungsfrist fuer Rechnungen von 10 auf 8 Jahre. Die Frist beginnt am 1. Januar des Jahres nach der Dokumentenerstellung. Eine Rechnung vom 15. Maerz 2026 muss mindestens bis zum 1. Januar 2035 aufbewahrt werden.
Die Herausforderung gemischter Formate
In den Jahren 2025-2026 erhalten deutsche Unternehmen gleichzeitig Rechnungen in mehreren Formaten: XRechnung (reines XML), ZUGFeRD (PDF+XML-Hybrid) und herkoemmliche PDFs. Ein konformes Archivierungssystem muss alle drei Formate korrekt verarbeiten -- das XML aus ZUGFeRD-Dokumenten extrahieren und erhalten und gleichzeitig die herkoemmlichen PDFs aufbewahren, die vor der Pflicht eingegangen sind.
Die Bewusstseinsuecke bei KMU
Viele deutsche KMU haben trotz der Ausstellungsfrist im Januar 2027 noch keine Vorbereitungen getroffen. Ein Unternehmen mit einem Umsatz von EUR 800.000 und mehr, das bis Ende 2026 keine XRechnung- oder ZUGFeRD-Erstellung eingefuehrt hat, wird sofortigem Bussgeldrisko ausgesetzt sein.
Wie Arhivix hilft
Arhivix bietet GoBD-konformes Archivieren, das XRechnung-XML, ZUGFeRD-Hybriddokumente und herkoemmliche PDFs korrekt verarbeitet -- und die strukturierten Daten extrahiert und speichert, die die Steuerbehoerde benoetigt. Jedes Dokument wird mit AES-256-Verschluesselung auf der AWS S3-Infrastruktur gespeichert und stellt die Unveraenderlichkeit fuer die gesamte 8-jaehrige Aufbewahrungsfrist sicher. Der umfassende Arhivix-Pruefpfad und die Verfahrensdokumentation erfuellen die GoBD-Anforderungen und bereiten Ihr Unternehmen auf Pruefungen der Steuerbehoerde vor.
