Кадрова документация: Чувствителна и задължителна
За всеки служител фирмата трябва да съхранява: трудов договор, допълнения, NDA, ведомости за заплати, сертификати за обучение, оценки на представянето, одобрения за отпуски, евентуални дисциплинарни мерки и документация при прекратяване.
Трудовите закони предписват срокове на съхранение от 5 години до безсрочно за различни кадрови документи.
Жизнен цикъл на кадровите документи
- Наемане: CV, трудов договор, копие на лична карта, NDA, материали за въвеждане
- По време на заетост: фишове за заплати, записи за отпуски, оценки, обучения, допълнения към договора
- Напускане: предизвестие за прекратяване, протокол за предаване, окончателно разплащане, удостоверения за пенсионен фонд
Как DMS помага на ЧР
Организация по служител
Всеки служител има дигитално досие с всички документи -- от първия ден до последния. Търсене по име, отдел или вид документ.
Контрол на достъпа
Само отдел ЧР може да вижда кадровата документация. Мениджърите виждат само преките си подчинени. Никой друг няма достъп до данните за заплатите или дисциплинарните записи.
Автоматични срокове на съхранение
Ведомости за заплати -- безсрочно. Осигурителни подавания -- 5 години. DMS автоматично проследява сроковете на съхранение и уведомява, когато е време за унищожаване на документацията.
Контролни списъци за наемане/напускане
Нов служител? DMS генерира контролен списък на всички необходими документи. Служител напуска? Контролен списък за предаване и затваряне на досието.
Заключение
Arhivix поддържа кадровата документация организирана, сигурна и правно съответстваща. Контрол на достъпа, автоматични срокове на съхранение и пълни записи. Опитайте безплатно.
