Защо изборът на DMS е важен
DMS е система, която ще използвате ежедневно, с години. Грешният избор означава: фрустрация на служителите, пари, похарчени за ненужни функции, или най-лошото -- система, която никой не използва, защото е твърде сложна.
Ключови критерии за избор
1. Облак vs Локално
Облак: без сървъри, достъп отвсякъде, автоматично резервно копие, месечен абонамент. Локално: данните остават при Вас, повече контрол, но и повече отговорност за поддръжка. За 95% от фирмите през 2026 -- облакът е по-добрият избор.
2. Език и локализация
Интерфейс на Вашия език, поддръжка на Вашия език, документация на Вашия език. Ако DMS не е локализирана -- служителите няма да я използват.
3. Правно съответствие
Критично за регулирани индустрии: архивни книги, графици за съхранение, процедури за унищожаване, интеграция с електронни фактури. Много международни DMS решения нямат функции за локално съответствие.
4. OCR и AI възможности
Сканирахте 1000 фактури -- може ли DMS да ги търси по съдържание? AI класификацията автоматично сортира документите. OCR превръща изображенията в търсим текст.
5. Мобилно приложение
Ако служителите работят на терен (транспорт, строителство, сервиз) -- мобилното приложение е задължително, а не по избор.
6. Интеграции
Електронно фактуриране, счетоводен софтуер, електронни подписи, имейл -- DMS трябва да се интегрира с инструментите, които вече използвате.
Контролен списък за оценка на DMS
| Критерий | Да/Не |
|---|---|
| Облачен хостинг в ЕС | ☐ |
| Локализиран интерфейс | ☐ |
| Генериране на архивна книга | ☐ |
| OCR за сканирани документи | ☐ |
| AI класификация | ☐ |
| Мобилно приложение | ☐ |
| Клиентски портал | ☐ |
| Интеграция с електронен подпис | ☐ |
| Безплатен пробен период | ☐ |
| Поддръжка на местен език | ☐ |
Заключение
Arhivix отговаря на всеки критерий от контролния списък -- локализиран интерфейс, правно съответствие, AI търсене, мобилно приложение, клиентски портал и безплатен пробен период. Убедете се сами -- регистрирайте се безплатно.
