Страх №1: "Имаме хиляди документи"
Всяка фирма, обмисляща DMS, има същия страх: "Как ще прехвърлим всички документи от сървъра, имейла, шкафовете?" Отговорът: не е необходимо да го правите наведнъж.
Стъпка 1: Инвентаризация на съществуващите документи
Преди миграция направете инвентаризация:
- Колко документа общо (оценка по папки)?
- Къде са: споделен диск, имейл, хартия, облак?
- Какви формати: PDF, Word, Excel, сканирани?
- Кои се използват активно vs. архивни?
Стъпка 2: Приоритизация
- Нови документи (незабавно): От първия ден всичко ново влиза в DMS
- Активни документи (седмица 1-2): Активни договори, текущи проекти
- Законово изисквани (седмица 2-4): Данъчна документация, ЧР досиета
- Архиви (месец 2-3): По-стара документация, по приоритет
Стъпка 3: Масово качване
За големи обеми -- drag and drop на цели папки. DMS запазва съществуващата Ви структура на папки и автоматично прилага OCR на сканираните документи.
Стъпка 4: AI маркиране
AI автоматично разпознава вид документ, дата и участващи страни. Метаданните се добавят автоматично -- Вие само преглеждате и коригирате евентуални грешки.
Стъпка 5: Паралелна работа
По време на миграцията -- старата и новата система работят паралелно. Новите документи влизат в DMS. Старите се прехвърлят постепенно. Когато всичко е мигрирано -- старата система се спира.
Времева линия
| Фаза | Продължителност |
|---|---|
| Подготовка и инвентаризация | 1-2 дни |
| Настройка на DMS | 1 ден |
| Миграция на активни документи | 1-2 седмици |
| Паралелна работа | 2-4 седмици |
| Пълна миграция | 1-3 месеца |
Заключение
Миграцията към Arhivix не означава прекъсване на бизнеса. Започнете с нови документи днес, мигрирайте старите постепенно. Масово качване, AI маркиране и OCR правят процеса безболезнен. Опитайте безплатно.
