Нов регламент, ново задължение за архивиране
От 13 декември 2024 г. в целия Европейски съюз се прилага пряко Регламент (ЕС) 2023/988 на Европейския парламент и на Съвета относно общата безопасност на продуктите, познат по-често със съкращението GPSR (General Product Safety Regulation). Той отменя досегашната Директива 2001/95/ЕО и въвежда единни правила за безопасност на всички нехранителни потребителски продукти, продавани на територията на ЕС, включително онлайн. В България регламентът наложи и промени в Закона за защита на потребителите, за да се осигури съответствие и практическо прилагане на новите изисквания. За фирмите, които произвеждат, внасят, дистрибутират или продават физически стоки, GPSR не е просто поредната наредба за безопасност. Той е нов, дългосрочен ангажимент за съхранение на документи, който засяга пряко начина, по който се организира архивът на компанията.
Кой е засегнат от новите изисквания
Регламентът обхваща широк кръг икономически оператори:
- Производители, установени в ЕС или извън него
- Вносители, които пускат продукти от трети страни на европейския пазар
- Дистрибутори и търговци на дребно, включително онлайн магазини
- Онлайн платформи и електронни пазари, които предлагат продукти на потребители в ЕС
Особено важно за българския e-commerce сектор е изискването продукти от производители извън ЕС да имат определен икономически оператор в рамките на Съюза, който да носи отговорност за документацията и да бъде единна точка за контакт с органите по надзор на пазара, най-често Комисията за защита на потребителите (КЗП).
Техническа документация: задължение за 10 години
Централен елемент на GPSR е задължението производителите да изготвят и поддържат техническа документация (техническо досие) за всеки продукт, което да доказва съответствието му с изискванията за безопасност. Съгласно регламента тази документация трябва да се пази на разположение на органите по надзор на пазара за срок от 10 години след пускането на продукта на пазара. Техническото досие обичайно включва:
- Описание на продукта и анализ на възможните рискове
- Резултати от изпитвания и оценки на съответствие
- Инструкции и информация за безопасност, предоставени на потребителя
- Списък на приложимите европейски стандарти и норми
Десетгодишен срок за съхранение на технически файлове, свързани с конкретни продукти, а не с общата счетоводна или трудова документация на фирмата, е нов тип архивно задължение за много български компании, особено за онлайн търговци, които внасят стоки директно от производители извън ЕС.
Регистър на жалби и вътрешен анализ на риска
Освен техническата документация, регламентът задължава производителите да поддържат регистър на постъпилите жалби, свързани с безопасността на продукта, както и да извършват вътрешен анализ на риска. Вносителите от своя страна трябва да гарантират, че информацията за продукта, включително инструкции и предупреждения, е налична на български език преди пускането на стоката на пазара. Всички тези документи трябва да могат да бъдат представени при поискване от контролните органи в кратки срокове, което на практика изисква систематизирано и лесно достъпно съхранение, а не разпръснати файлове по различни отдели или служители.
Задължения на онлайн търговците и платформите
За онлайн търговците и електронните пазари GPSR въвежда допълнителни оперативни изисквания. Продуктовите обяви трябва да съдържат данни за производителя, вносителя и отговорния икономически оператор в ЕС, а платформите са задължени да реагират на сигнали за опасни продукти и да премахват съответното съдържание в срок от два работни дни. Освен това се въвежда механизъм за регистрация и обмен на информация чрез европейската система Safety Gate, а потребителите, закупили продукт, изтеглен от пазара като опасен, имат право на ремонт, замяна, възстановяване на сумата или обезщетение.
Санкции при неспазване
Промените в българското законодателство предвиждат конкретни имуществени санкции за нарушения на изискванията:
- За пускане на пазара на опасен продукт: от 5000 до 40000 лева за физически лица и от 8000 до 50000 лева за юридически лица
- За липса на извършена оценка на съответствие: от 5000 до 10000 лева за физически лица и от 8000 до 20000 лева за юридически лица
Контролът се упражнява от КЗП, която има правомощия да изисква незабавно представяне на техническата документация и регистъра на жалбите при проверка.
Практически чеклист за съответствие
- Идентифицирайте всички продукти, за които компанията носи роля на производител, вносител или дистрибутор по смисъла на GPSR
- Съставете техническо досие за всеки продукт и определете система за неговото съхранение за минимум 10 години
- Назначете или потвърдете отговорен икономически оператор в ЕС за продукти от производители извън Съюза
- Създайте регистър на жалбите, свързани с безопасност, и процедура за периодичен вътрешен анализ на риска
- Проверете дали цялата продуктова информация е налична на български език
- За онлайн магазини: уточнете вътрешна процедура за реакция и премахване на обяви в двудневния срок при сигнал за опасен продукт
- Определете лице или отдел, отговорен за представяне на документацията при проверка от КЗП
