На 1 юни 2026 г. изтече последният преходен срок по промените в Кодекса на труда от 2023 г., с които хартиената трудова книжка беше заменена от електронен трудов запис в новия регистър на заетостта, поддържан от НАП. За голяма част от работодателите в България обаче темата не приключва с това - точно обратното, сега започва по-трудната административна част: какво се прави с хилядите вече неактуални хартиени книжки, които стоят в кадровите досиета.
Какво реално се променя от юни 2026 г.
Съгласно § 24 от Закона за изменение и допълнение на Кодекса на труда, за всички трудови правоотношения, които са били активни към 1 юни 2025 г., работодателят е бил длъжен най-късно до 1 юни 2026 г. да "оформи" трудовата книжка - да вписва в нея с думи и цифри придобития трудов стаж към 31 май 2025 г., подписана от съставителя, главния счетоводител (ако има такъв) и работодателя, подпечатана с печат на предприятието, ако се използва такъв. След тази дата книжката губи функцията си на текущ документ - целият по-нататъшен стаж се отразява само в електронния регистър, воден от НАП съвместно с НОИ.
Практическият проблем е, че оформянето на книжката не е равно на нейното унищожаване. Именно тук законодателят и Главна инспекция по труда (ГИТ) въвеждат ясно разграничени задължения за физическото управление на документа.
Задължение за връщане и 50-годишен архив при непотърсени книжки
Веднага след оформянето трудовата книжка трябва да бъде връчена на работника или служителя. Проблемът идва при напуснали, съкратени или неоткриваеми лица, които не са потърсили книжката си - а такива случаи в кадровите архиви на средно и голямо предприятие обикновено са десетки, дори стотици.
- Непотърсените трудови книжки запазват доказателствената си стойност за пенсионно и трудово правоотношение и не могат да бъдат унищожавани по преценка на работодателя.
- Установената практика и указанията, свързани с прилагането на § 24, приравняват тези документи на трудовите досиета - със законоустановен срок на пазене от 50 години, считано от датата на прекратяване на съответното правоотношение.
- При заличаване на работодателя без правоприемник, останалите непотърсени книжки и досиета се предават на съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт (НОИ) по седалище на предприятието.
- При преобразуване, продажба на предприятие или промяна на собствеността, задължението за съхранение преминава към правоприемника заедно с останалата кадрова документация.
С други думи - дори когато електронният регистър вече покрива бъдещия трудов стаж, хартиеният архив не отпада като задължение. Той просто минава от "текущ" в "исторически" статус, но с изисквания за физическа сигурност, достъп и целостта на документите, идентични на изискванията за всяко друго ведомствено досие с дълъг срок на пазене.
Санкции при неизпълнение
Неспазването на сроковете за оформяне, връщане или съхранение на трудовите книжки се третира като общо нарушение на трудовото законодателство по чл. 414 от Кодекса на труда, за което Главна инспекция по труда може да наложи следните имуществени санкции и глоби:
| Нарушение | Санкция за работодателя (юридическо лице) | Глоба за виновното длъжностно лице |
|---|---|---|
| Неоформяне на книжка в срок / отказ за връщане | от 1 500 до 15 000 лв. | от 1 000 до 10 000 лв. |
| Повторно нарушение | по-висока санкция в горницата на диапазона | по-висока санкция в горницата на диапазона |
| Неизпълнение на предписание на инспектор по труда (чл. 415 КТ) | от 1 500 до 10 000 лв. | - |
Важно е да се отбележи, че липсата на физическа книжка при проверка, когато лицето е било в трудово правоотношение преди юни 2025 г., се третира не като формална пропуска, а като липса на доказателство за осигурителен стаж - което на практика може да засегне и правата на самия работник при кандидатстване за пенсия, ако данните в електронния регистър и хартиения архив не съвпадат.
Практически рискове при физическото управление на архива
За кадровите и счетоводните отдели темата се превръща в чисто логистичен и документооборотен въпрос, а не само в правен. Основните рискове, които се наблюдават в практиката след въвеждането на новия режим, са:
- Смесване на статуси - оформени, но невърнати книжки се съхраняват заедно с активни документи, без ясна маркировка кои чакат получаване от бивш служител.
- Липса на опис - при масови освобождавания или закриване на цели отдели, много фирми нямат систематизиран регистър кои книжки реално се пазят в архива и от коя дата тече 50-годишният срок.
- Риск при преместване на офис или склад - физическо унищожаване или загуба на книжки при премествания създава невъзможност работодателят да докаже изпълнение на задължението си пред инспектор по труда.
- Наследяване при сделки М&A - купувачи на предприятия рядко проверяват дали цялата кадрова документация, включително непотърсените трудови книжки, е коректно предадена от продавача.
Отделно от самите книжки, работодателите продължават да пазят и свързаните с тях документи - заповеди за назначаване и напускане, длъжностни характеристики, служебни бележки за осигурителен доход - защото именно комбинацията между хартиения архив и данните в електронния регистър на заетостта служи като доказателство при бъдещи спорове за трудов стаж, категория труд или размер на пенсия.
