Какво е архивна инспекция?
Архивната инспекция е проверка, извършвана от компетентните архиви над юридически лица и предприемачи в Сърбия, за да се провери дали документацията се съхранява, поддържа и защитава в съответствие със Закона за архивните материали и архивната дейност.
Инспекциите могат да бъдат редовни (планирани) или извънредни (по жалба или инициатива). Всяка фирма в Сърбия може да бъде обект на инспекция -- независимо от размера или дейността.
Какво проверяват инспекторите?
1. Правилник за защита на деловодния материал
Има ли фирмата приет вътрешен Правилник? Актуален ли е? Запознати ли са служителите с него?
2. Списък на категории на деловоден материал
Съществува ли списък на категории със срокове на съхранение? Одобрен ли е от компетентния архив? Съответства ли на реалните видове документация на фирмата?
3. Архивна книга
Поддържа ли се? Правилно ли е попълнена? Подадена ли е в архива навреме (до 30 април)? Непрекъснати ли са поредните номера?
4. Назначаване на отговорно лице
Назначено ли е формално лице, отговорно за защитата на деловодния материал?
5. Условия за съхранение
Къде се съхранява документацията? Адекватно ли е помещението (сухо, пожарозащитено, заключено)? В ред ли са рафтовете и класьорите?
6. Унищожаване на документи
Унищожила ли е фирмата документация? Ако да -- получила ли е предварително одобрение от архива? Съществува ли протокол за унищожаване?
Как да се подготвите за инспекция
Използвайте този контролен списък, за да проверите готовността си:
- Приет Правилник за защита на деловодния материал
- Списък на категории, одобрен от компетентния архив
- Архивна книга, попълнена и подадена за всички предходни години
- Отговорно лице, назначено (с решение)
- Документация, съхранявана в адекватни условия
- Ако е извършено унищожаване -- одобрение от архива + протокол
- Електронна документация, правилно архивирана
Глоби за нарушения
Съгласно членове 42-43 от Закона:
| Нарушител | Размер на глобата |
|---|---|
| Юридически лица | 50 000 -- 2 000 000 RSD |
| Предприемачи | 10 000 -- 500 000 RSD |
| Отговорни лица | 5 000 -- 150 000 RSD |
Най-тежките наказания са за унищожаване на документация без одобрение, особено ако са унищожени документи с безсрочна стойност.
Какво ако фирмата Ви никога не е подавала архивна книга?
Това е често срещан сценарий. Много фирми работят с години, без някога да са подали архивна книга. В този случай:
- Не изпадайте в паника, но действайте незабавно
- Попълнете ретроактивно архивни книги за всички предходни години
- Приемете Правилник и списък на категории, ако ги нямате
- Назначете отговорно лице
- Свържете се с компетентния архив -- обикновено те са кооперативни и помагат на фирмите, които идват доброволно
По-добре е сами да се обърнете към архива, отколкото да чакате инспекция.
Заключение
Архивната инспекция не е нещо, от което да се страхувате -- при условие че документацията Ви е в ред. Ключът е систематичен подход: Правилник, списък на категории, архивна книга и адекватно съхранение.
С Arhivix всички тези изисквания са автоматизирани. Системата генерира архивната книга, проследява сроковете на съхранение, категоризира документите по списъка на категории и поддържа пълни записи за всяка инспекция. Регистрирайте се безплатно.
