Zakaj dokumentov ne smete preprosto zavreci
Mnoga podjetja v Srbiji kopicijo dokumentacijo leta in leta, nato se nekega dne odlocijo "pocistiti arhiv". Odvrzejo stare mape, izbrisejo datoteke in izpraznijo skladisca. Tezava? To je nezakonito.
V skladu z Zakonom o arhivskem gradivu in arhivski dejavnosti nobena pravna oseba ne sme uniciti dokumentacije brez predhodne pisne odobritve pristojnega arhiva. Tudi ko rok hrambe pretece.
Pravna podlaga
14. clen Zakona ("Uradni glasnik RS", st. 6/2020) jasno doloca:
"Ustvarjalec in imetnik ne sme uniciti registraturskega materiala brez predhodne odobritve pristojnega arhiva."
Pristojni arhiv ima pravico izbrati dokumente trajne zgodovinske, kulturne ali znanstvene vrednosti iz materiala, predlaganega za unicenje.
Postopek unicenja -- korak za korakom
Korak 1: Identificirajte dokumentacijo s pretecenim rokom
Na podlagi vasega seznama kategorij registraturskega materiala in arhivske knjige identificirajte vso dokumentacijo, kateri je predpisani rok hrambe pretekel.
Korak 2: Pripravite seznam za unicenje
Sestavite podroben seznam dokumentacije, predlagane za unicenje, ki vsebuje:
- Zaporedno stevilko iz arhivske knjige
- Klasifikacijsko oznako
- Opis dokumentacije
- Leto nastanka
- Rok hrambe in datum preteka
- Kolicino (mape, skatle, MB)
Korak 3: Oddajte zahtevo pristojnemu arhivu
Posljite seznam skupaj z zahtevo za odobritev. Arhiv lahko:
- Odobri unicenje v celoti
- Izbere dokumente trajne vrednosti (ki se predajo arhivu)
- Zahteva dodatne informacije
Korak 4: Pocakajte na pisno odobritev
Ne unicite nicesar, dokler ne prejmete uradnega akta o odobritvi. Cas odziva arhiva se lahko razlikuje.
Korak 5: Unicite dokumentacijo
Po prejemu odobritve dokumentacijo varno unicite:
- Papirna dokumentacija: industrijsko rezanje, seziganje
- Elektronska dokumentacija: trajno brisanje z vseh nosilcev podatkov, unicenje diskov
Korak 6: Sestavite zapisnik
Pripravite zapisnik o unicenju, ki ga podpise komisija (najmanj 2-3 clani). Ta zapisnik hranite trajno kot dokaz, da je bil postopek izveden zakonito.
Najpogostejse napake
- Unicenje brez odobritve -- Najvecja in najpogostejsa napaka. Globe do 2 milijona RSD
- Unicenje pred pretekom roka -- Preverite natancna obdobja za vsako vrsto dokumenta
- Brez zapisnika o unicenju -- Brez zapisnika nimate dokaza, da je bilo unicenje zakonito izvedeno
- Selektivno unicenje -- Ne morete izbrati "katere racune izbrisati" -- unici se celotna kategorija za dano leto
- Brisanje elektronskih dokumentov brez postopka -- Za digitalne datoteke veljajo enaka pravila kot za papir
Roki hrambe -- opomnik
| Vrsta dokumenta | Minimalno obdobje |
|---|---|
| Ustanovitvena dokumentacija | Trajno (se ne unici) |
| Kadrovska dokumentacija | Trajno |
| Letni izkazi | Trajno |
| Racuni (zavezanci za DDV) | 10 let |
| Racunovodski dokumenti | 5 let |
| Davcna dokumentacija | 5 let |
| Dokumentacija o varnosti pri delu | 40 let |
| Splosna korespondenca | 2 leti |
Zakljucek
Unicenje dokumentacije v Srbiji ni "metanje starega papirja" -- je formalni postopek z jasnim pravnim okvirom. Spostujte roke, zahtevajte odobritev, vodite evidence.
Arhivix samodejno sledi rokom hrambe za vsak dokument in vas obvesti, ko kategorija pretece. Z enim klikom generira sezname za unicenje in vodi popolne evidence -- da ste vedno v skladu z zakonom.
