Strah st. 1: "Imamo tisocih dokumentov"
Vsako podjetje, ki razmislja o DMS, ima isti strah: "Kako bomo prenesli vse dokumente s streznika, elektronske poste, arhivskih omar?" Odgovor: ni vam treba vsega naenkrat.
Korak 1: Popis obstojecih dokumentov
Pred migracijo naredite inventuro:
- Koliko dokumentov skupaj (ocenite po mapah)?
- Kje so: deljena mapa, elektronska posta, papir, oblak?
- V kaksnih formatih: PDF, Word, Excel, skenirani?
- Kateri se aktivno uporabljajo, kateri so arhivski?
Korak 2: Dolocite prednosti
- Novi dokumenti (takoj): Od prvega dne gre vse novo v DMS
- Aktivni dokumenti (teden 1-2): Aktivne pogodbe, tekoci projekti
- Zakonsko obvezni (teden 2-4): Davcna dokumentacija, kadrovski dosjei
- Arhivi (mesec 2-3): Starejsa dokumentacija, po prednosti
Korak 3: Masovno nalaganje
Za velike kolicine -- povlecite in spustite celotne mape. DMS ohrani vaso obstojecih strukturo map in samodejno uporabi OCR na skeniranih dokumentih.
Korak 4: AI oznacevanje
AI samodejno prepozna vrsto dokumenta, datum in vpletene stranke. Metapodatki se dodajo samodejno -- vi samo preglejdete in popravite morebitne napake.
Korak 5: Vzporedno delovanje
Med migracijo -- star in nov sistem delujeta vzporedno. Novi dokumenti gredo v DMS. Stari se postopoma prenasajo. Ko je vse migrirano -- star sistem se ukine.
Casovni nacrt
| Faza | Trajanje |
|---|---|
| Priprava in inventura | 1-2 dni |
| Nastavitev DMS | 1 dan |
| Migracija aktivnih dokumentov | 1-2 tedna |
| Vzporedno delovanje | 2-4 tedne |
| Popolna migracija | 1-3 mesece |
Zakljucek
Migracija na Arhivix ne pomeni prekinitve poslovanja. Zacnite z novimi dokumenti danes, stare migrirajte postopoma. Masovno nalaganje, AI oznacevanje in OCR naredijo postopek neboleč. Preizkusite brezplacno.
