SharePoint: Mocan, a prezapleten?
Microsoft SharePoint je platforma za sodelovanje, intranet in upravljanje vsebine. A vprasanje, ki ga redko postavljajo, je: ali res potrebujete celoten SharePoint samo za upravljanje dokumentov?
Tezava s SharePoint za upravljanje dokumentov
1. Zapletena nastavitev
Za delovanje SharePoint kot DMS morate konfigurirati knjiznice dokumentov, stolpce metapodatkov, delovne tokove, ravni dovoljenj. To zahteva administratorja SharePoint. DMS, kot je Arhivix, deluje takoj.
2. Zmeda med OneDrive in SharePoint
Microsoft 365 prihaja z OneDrive (osebni prostor) in SharePoint (timski prostor). Zaposleni pogosto ne vedo, kam shraniti. DMS ima eno centralno lokacijo za vse dokumente.
3. Iskanje zahteva pravilno konfigurirane metapodatke
DMS z AI samodejno izvlece metapodatke iz vsebine dokumenta.
4. Brez lokalizacije za lokalne predpise
SharePoint ne pozna lokalnih zakonov o arhiviranju. Lokaliziran DMS ima vse to vgrajeno.
5. Licenciranje je zapleteno in drago
Za polno funkcionalnost DMS na SharePoint potrebujete nacrt Microsoft 365 E3 ali E5. To je 25 do 57 USD na uporabnika na mesec.
6. Brez vgrajenih elektronskih podpisov
DMS z vgrajenimi e-podpisi omogoca podpisovanje neposredno iz delovnega toka.
7. Brez arhivske knjige
DMS samodejno ustvarja arhivske zapise.
SharePoint vs DMS: Primerjava
| Merilo | SharePoint / OneDrive | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Nastavitev | Zapletena (potrebna ekipa IT) | Pripravljeno v 5 minutah |
| Samodejna klasifikacija | Rocna (metapodatki) | AI klasifikacija |
| Iskanje | Zahteva metapodatke | OCR + AI (deluje brez oznak) |
| Lokalni predpisi | Rocna konfiguracija | Vgrajeni |
| Stroski (50 uporabnikov) | 1.250-2.850 USD/mesec | Bistveno manj |
| Elektronski podpisi | Dodatna licenca | Vgrajeni |
| Arhivska knjiga | Ni na voljo | Samodejna |
| Mobilna aplikacija | Da | Da |
Zakljucek
Arhivix vam da vse, kar potrebujete od DMS -- brez ekipe IT, brez zapletene konfiguracije, brez dragih licenc.
