Teama #1: "Avem Mii de Documente"
Fiecare companie care se gandeste la un DMS are aceeasi teama: "Cum vom transfera toate documentele de pe server, email, dulapuri?" Raspunsul: nu trebuie sa faceti totul deodata.
Pasul 1: Inventariati Documentele Existente
Inainte de migrare, faceti inventar:
- Cate documente in total (estimati pe foldere)?
- Unde sunt: server partajat, email, hartie, cloud?
- Ce formate: PDF, Word, Excel, scanate?
- Care sunt utilizate activ vs. de arhiva?
Pasul 2: Prioritizati
- Documente noi (imediat): Din prima zi, totul nou intra in DMS
- Documente active (saptamana 1-2): Contracte active, proiecte curente
- Obligatorii legal (saptamana 2-4): Documentatie fiscala, dosare HR
- Arhive (luna 2-3): Documentatie mai veche, dupa prioritate
Pasul 3: Incarcare in Masa
Pentru volume mari -- trageti si plasati foldere intregi. DMS-ul pastreaza structura existenta de foldere si aplica automat OCR documentelor scanate.
Pasul 4: Etichetare AI
AI-ul recunoaste automat tipul documentului, data si partile implicate. Metadatele sunt adaugate automat -- dumneavoastra doar verificati si corectati eventualele erori.
Pasul 5: Operare Paralela
In timpul migrarii -- sistemele vechi si noi functioneaza in paralel. Documentele noi intra in DMS. Cele vechi sunt transferate treptat. Cand totul este migrat -- sistemul vechi este dezactivat.
Calendar
| Faza | Durata |
|---|---|
| Pregatire si inventar | 1-2 zile |
| Configurare DMS | 1 zi |
| Migrare documente active | 1-2 saptamani |
| Operare paralela | 2-4 saptamani |
| Migrare completa | 1-3 luni |
Concluzie
Migrarea la Arhivix nu inseamna perturbarea afacerii. Incepeti cu documentele noi azi, migrati pe cele vechi treptat. Incarcare in masa, etichetare AI si OCR fac procesul nedureros. Incercati gratuit.
