Ce este registrul de arhiva si de ce este obligatoriu?
Registrul de arhiva (arhivska knjiga) este un registru mandatat legal in care fiecare persoana juridica si antreprenor din Serbia trebuie sa inregistreze tot materialul documentar (registraturski materijal) creat in timpul operatiunilor de afaceri. Conform Legii privind materialele arhivistice si activitatea arhivistica ("Monitorul Oficial RS", nr. 6/2020), fiecare companie trebuie sa mentina un registru de arhiva si sa il prezinte arhivei competente pana la 30 aprilie pentru anul precedent.
Multe companii nu cunosc aceasta obligatie sau o ignora -- pana cand soseste inspectia arhivistica. Amenzile pentru persoane juridice pot ajunge la 2.000.000 RSD.
Ce coloane contine registrul de arhiva?
Formularul registrului de arhiva contine urmatoarele coloane:
| Coloana | Descriere | Exemplu |
|---|---|---|
| Numar de ordine | Numar continuu de inregistrare, se continua de la an la an | 1, 2, 3... |
| Data inregistrarii | Data cand este inregistrata inscrierea | 15.01.2026 |
| Anul crearii | Anul in care a fost creata documentatia | 2025 |
| Marca de clasificare | Cod din Lista dumneavoastra de categorii | 04-02 |
| Continut (descriere) | Descriere scurta a categoriei de documentatie | Facturi emise |
| Cantitate | Numar de dosare, cutii sau MB (pentru electronic) | 3 dosare |
| Perioada de pastrare | Perioada de stocare conform Listei de categorii | 10 ani |
| Locatie | Unde este stocata fizic/digital documentatia | Raft 3, camera de arhiva |
| Observatii | Informatii suplimentare (distrus, predat la arhiva etc.) | -- |
Pas cu pas: Cum sa completati registrul de arhiva
Pasul 1: Pregatiti Lista de categorii
Inainte de a incepe completarea, trebuie sa aveti adoptata o Lista de categorii a materialului registraturistic cu perioade de pastrare. Acest document defineste toate tipurile de documentatie din compania dumneavoastra si cat timp trebuie pastrat fiecare tip. Lista trebuie aprobata de arhiva competenta.
Pasul 2: Colectati toata documentatia pentru anul respectiv
Creati un inventar al intregii documentatii create sau primite in cursul anului:
- Facturi (primite si emise)
- Contracte
- Documentatie HR
- Situatii financiare
- Documentatie fiscala
- Corespondenta generala
- Documentatie tehnica
Pasul 3: Clasificati documentatia
Atribuiti fiecare document categoriei corespunzatoare conform Listei dumneavoastra de categorii. Fiecare categorie primeste marca sa de clasificare.
Pasul 4: Completati coloanele
Pentru fiecare categorie de documentatie, introduceti datele in registrul de arhiva. Numarul de ordine continua din anul precedent -- nu incepeti de la 1 in fiecare an.
Pasul 5: Semnati si depuneti
Registrul de arhiva este semnat de persoana responsabila cu protectia materialului registraturistic. Depunerea se face la arhiva teritoriala competenta (de ex., Arhiva Istorica a Belgradului pentru companiile din Belgrad) pana la 30 aprilie.
Cele mai frecvente greseli
- Inceperea numarului de ordine de la 1 in fiecare an -- Numarul este continuu, se continua din anul precedent
- Fara Lista de categorii -- Fara o lista aprobata, registrul de arhiva nu are baza
- Omiterea documentatiei electronice -- Facturile electronice, emailurile si contractele digitale trebuie de asemenea inregistrate
- Cantitati inexacte -- Specificati precis numarul de dosare/cutii sau megabytes
- Completare retroactiva in ultimul moment -- Mentineti registrul pe parcursul anului, nu doar inainte de termen
Registru de arhiva electronic sau pe hartie?
Legea permite mentinerea registrului de arhiva in forma electronica. Aceasta este mult mai practica deoarece permite:
- Generarea automata a numerelor de ordine
- Cautare dupa orice camp
- Export in PDF sau Excel pentru depunere la arhiva
- Integrare cu sisteme DMS pentru completare automata
Arhivix genereaza automat registrul de arhiva pe baza documentelor pe care le incarcati in sistem. In loc de completare manuala, sistemul urmareste fiecare document si la sfarsitul anului -- registrul de arhiva este gata cu un singur click.
Termen si sanctiuni
Termenul pentru depunerea registrului de arhiva la arhiva competenta este 30 aprilie al anului curent pentru documentatia creata in anul calendaristic precedent.
Sanctiuni pentru nedepunere sau inregistrari inexacte:
- Persoane juridice: 50.000 - 2.000.000 RSD
- Antreprenori: 10.000 - 500.000 RSD
- Persoane responsabile: 5.000 - 150.000 RSD
Concluzie
Completarea registrului de arhiva nu trebuie sa fie complicata daca aveti pregatirea si instrumentul potrivit. Cheia este sa mentineti evidentele pe parcursul anului, sa aveti o Lista de categorii aprobata si sa nu asteptati pana in ultimul moment.
Cu Arhivix, registrul de arhiva este generat automat. Incarcati documente in sistem pe parcursul anului, iar pana in aprilie -- totul este gata pentru depunere. Incercati gratuit.
