Czym jest kontrola archiwalna?
Kontrola archiwalna to audyt przeprowadzany przez kompetentne archiwa nad osobami prawnymi i przedsiebiorcami w Serbii, w celu weryfikacji, czy dokumentacja jest przechowywana, prowadzona i chroniona zgodnie z Ustawa o materialach archiwalnych i dzialalnosci archiwalnej.
Kontrole moga byc regularne (planowane) lub nadzwyczajne (na skutek skargi lub inicjatywy). Kazda firma w Serbii moze podlegac kontroli — niezaleznie od wielkosci czy dzialalnosci.
Co sprawdzaja inspektorzy?
1. Regulamin ochrony materialu registraturowego
Czy firma ma przyjety Regulamin wewnetrzny? Czy jest aktualny? Czy pracownicy sa z nim zaznajomieni?
2. Lista kategorii materialu registraturowego
Czy istnieje Lista kategorii z okresami przechowywania? Czy zostala zatwierdzona przez kompetentne archiwum? Czy odpowiada rzeczywistym typom dokumentacji firmy?
3. Ksiega archiwalna
Czy jest prowadzona? Czy jest prawidlowo wypelniona? Czy zostala zlozona w archiwum na czas (do 30 kwietnia)? Czy numery porzadkowe sa cigle?
4. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej
Czy formalnie wyznaczono osobe odpowiedzialna za ochrone materialu registraturowego?
5. Warunki przechowywania
Gdzie jest przechowywana dokumentacja? Czy pomieszczenie jest odpowiednie (suche, chronione przed pozarem, zamkniete)? Czy regaly i segregatory sa w porzadku?
6. Niszczenie dokumentow
Czy firma zniszczyla jakas dokumentacje? Jesli tak — czy najpierw uzyskala zgode archiwum? Czy istnieje protokol zniszczenia?
Jak sie przygotowac do kontroli
Uzyje tej listy kontrolnej, aby zweryfikowac gotowosc:
- Przyjety Regulamin ochrony materialu registraturowego
- Lista kategorii zatwierdzona przez kompetentne archiwum
- Ksiega archiwalna wypelniona i zlozona za wszystkie poprzednie lata
- Osoba odpowiedzialna wyznaczona (z decyzja)
- Dokumentacja przechowywana w odpowiednich warunkach
- Jesli niszczenie mialo miejsce — zgoda archiwum + protokol
- Dokumentacja elektroniczna prawidlowo zarchiwizowana
Kary za naruszenia
Zgodnie z art. 42-43 Ustawy:
| Sprawca | Zakres kar |
|---|---|
| Osoby prawne | 50 000 - 2 000 000 RSD |
| Przedsiebiorcy | 10 000 - 500 000 RSD |
| Osoby odpowiedzialne | 5 000 - 150 000 RSD |
Najsurowsze kary groza za niszczenie dokumentacji bez zgody, zwlaszcza jesli zniszczone zostaly dokumenty o trwalej wartosci.
Co jesli firma nigdy nie zlozyla ksiegi archiwalnej?
To czesty scenariusz. Wiele firm dziala latami bez skladania ksiegi archiwalnej. W takim przypadku:
- Nie panikujcie, ale dzialajcie natychmiast
- Wypelnijcie wstecznie ksiegi archiwalne za wszystkie poprzednie lata
- Przyjmijcie Regulamin i Liste kategorii, jesli ich nie macie
- Wyznaczcie osobe odpowiedzialna
- Skontaktujcie sie z kompetentnym archiwum — zazwyczaj sa chetnmi do wspolpracy i pomagaja firmom, ktore zglaszaja sie dobrowolnie
Lepiej zgloscic sie do archiwum samemu niz czekac na kontrole.
Podsumowanie
Kontrola archiwalna to nic, czego nalezy sie obawiac — pod warunkiem, ze dokumentacja jest w porzadku. Kluczem jest systematyczne podejscie: Regulamin, Lista kategorii, ksiega archiwalna i odpowiednie przechowywanie.
Z Arhivix wszystkie te wymogi sa zautomatyzowane. System generuje ksiege archiwalna, sledzi okresy przechowywania, kategoryzuje dokumenty wedlug Listy kategorii i prowadzi pelna ewidencje na kazda kontrole. Zarejestrujcie sie za darmo.
