Czym jest ksiega archiwalna i dlaczego jest obowiazkowa?
Ksiega archiwalna (arhivska knjiga) to prawnie nakazany rejestr, w ktorym kazda osoba prawna i przedsiebiorca w Serbii musi ewidencjonowac caly material registraturowy (registraturski materijal) powstaly w toku dzialalnosci. Zgodnie z Ustawa o materialach archiwalnych i dzialalnosci archiwalnej ("Dziennik Urzedowy RS", nr 6/2020), kazda firma musi prowadzic ksiege archiwalna i zlozic ja w kompetentnym archiwum do 30 kwietnia za rok poprzedni.
Wiele firm nie wie o tym obowiazku lub go ignoruje — dopoki nie przyjdzie kontrola archiwalna. Grzywny dla osob prawnych moga siegac 2 000 000 RSD.
Jakie kolumny zawiera ksiega archiwalna?
Formularz ksiegi archiwalnej zawiera nastepujace kolumny:
| Kolumna | Opis | Przyklad |
|---|---|---|
| Numer porzadkowy | Ciagly numer wpisu, przenoszony z roku na rok | 1, 2, 3... |
| Data wpisu | Data zarejestrowania wpisu | 15.01.2026 |
| Rok powstania | Rok, w ktorym dokumentacja powstala | 2025 |
| Oznaczenie klasyfikacyjne | Kod z Listy kategorii | 04-02 |
| Tresc (opis) | Krotki opis kategorii dokumentacji | Faktury wychodzace |
| Ilosc | Liczba segregatorow, pudelek lub MB (dla elektronicznych) | 3 segregatory |
| Okres przechowywania | Okres przechowywania wedlug Listy kategorii | 10 lat |
| Lokalizacja | Gdzie dokumentacja jest fizycznie/cyfrowo przechowywana | Polka 3, pomieszczenie archiwalne |
| Uwagi | Dodatkowe informacje (zniszczone, przekazane do archiwum itp.) | -- |
Krok po kroku: Jak wypelnic ksiege archiwalna
Krok 1: Przygotujcie Liste kategorii
Zanim zacznijcie wypelniac, musicie miec przyjeta Liste kategorii materialu registraturowego z okresami przechowywania. Dokument ten definiuje wszystkie typy dokumentacji w firmie i jak dlugo kazdy typ musi byc przechowywany. Lista musi byc zatwierdzona przez kompetentne archiwum.
Krok 2: Zbierzcie cala dokumentacje za rok
Sporzadzcie inwentaryzacje calej dokumentacji wytworzonej lub otrzymanej w ciagu roku:
- Faktury (przychodzace i wychodzace)
- Umowy
- Dokumentacja kadrowa
- Sprawozdania finansowe
- Dokumentacja podatkowa
- Ogolna korespondencja
- Dokumentacja techniczna
Krok 3: Sklasyfikujcie dokumentacje
Przypiscie kazdy dokument do odpowiedniej kategorii wedlug Listy kategorii. Kazda kategoria otrzymuje swoje oznaczenie klasyfikacyjne.
Krok 4: Wypelnijcie kolumny
Dla kazdej kategorii dokumentacji wpiszcie dane do ksiegi archiwalnej. Numer porzadkowy jest kontynuowany z poprzedniego roku — nie zaczynacie od 1 kazdego roku.
Krok 5: Podpiszcie i zlozcie
Ksiege archiwalna podpisuje osoba odpowiedzialna za ochrone materialu registraturowego. Zlozenie nastepuje w kompetentnym terytorialnym archiwum (np. Archiwum Historyczne Belgradu dla firm belgradskich) do 30 kwietnia.
Najczestsze bledy
- Zaczynanie numeru porzadkowego od 1 kazdego roku — Numer jest ciagly, przenoszony z poprzedniego roku
- Brak Listy kategorii — Bez zatwierdzonej listy ksiega archiwalna nie ma podstawy
- Pomijanie dokumentacji elektronicznej — E-faktury, e-maile i umowy cyfrowe rowniez musza byc rejestrowane
- Niedokladne ilosci — Precyzyjnie podawajcie liczbe segregatorow/pudelek lub megabajtow
- Wypelnianie wstecznie w ostatniej chwili — Prowadzcie ksiege przez caly rok, nie tylko przed terminem
Elektroniczna czy papierowa ksiega archiwalna?
Ustawa pozwala na prowadzenie ksiegi archiwalnej w formie elektronicznej. Jest to znacznie bardziej praktyczne, poniewaz umozliwia:
- Automatyczne generowanie numerow porzadkowych
- Wyszukiwanie wedlug dowolnego pola
- Eksport do PDF lub Excel do zlozenia w archiwum
- Integracje z systemami DMS do automatycznego wypelniania
Arhivix automatycznie generuje ksiege archiwalna na podstawie dokumentow przesylanych do systemu. Zamiast recznego wypelniania, system sledzi kazdy dokument, a na koniec roku — ksiega archiwalna jest gotowa jednym kliknieciem.
Termin i kary
Termin zlozenia ksiegi archiwalnej w kompetentnym archiwum to 30 kwietnia biezacego roku za dokumentacje wytworzona w poprzednim roku kalendarzowym.
Kary za niezlozenie lub niedokladne zapisy:
- Osoby prawne: 50 000 - 2 000 000 RSD
- Przedsiebiorcy: 10 000 - 500 000 RSD
- Osoby odpowiedzialne: 5 000 - 150 000 RSD
Podsumowanie
Wypelnianie ksiegi archiwalnej nie musi byc skomplikowane, jesli macie odpowiednie przygotowanie i narzedzie. Kluczem jest prowadzenie ewidencji przez caly rok, posiadanie zatwierdzonej Listy kategorii i niezwlekanie do ostatniej chwili.
Z Arhivix ksiega archiwalna jest generowana automatycznie. Przesylajcie dokumenty do systemu przez caly rok, a do kwietnia — wszystko jest gotowe do zlozenia. Wyprobujcie za darmo.
