Dlaczego wybor DMS ma znaczenie
DMS to system, z ktorego bedziecie korzystac codziennie, przez lata. Bledny wybor oznacza: frustracje pracownikow, pieniadze zmarnowane na niepotrzebne funkcje lub najgorsze — system, ktorego nikt nie uzywa, bo jest zbyt skomplikowany.
Kluczowe kryteria wyboru
1. Chmura vs lokalne wdrozenie
Chmura: bez serwerow, dostep z dowolnego miejsca, automatyczna kopia zapasowa, miesieczna subskrypcja. Lokalne: dane zostaja u Was, wiecej kontroli, ale tez wiecej odpowiedzialnosci za utrzymanie. Dla 95% firm w 2026 — chmura jest lepszym wyborem.
2. Jezyk i lokalizacja
Interfejs w Waszym jezyku, wsparcie w Waszym jezyku, dokumentacja w Waszym jezyku. Jesli DMS nie jest zlokalizowany — pracownicy nie beda z niego korzystac.
3. Zgodnosc prawna
Kluczowe dla regulowanych branz: ksiegi archiwalne, harmonogramy przechowywania, procedury niszczenia, integracja z e-fakturami. Wiele miedzynarodowych rozwiazan DMS nie ma lokalnych funkcji zgodnosci.
4. Mozliwosci OCR i AI
Zeskanowaliscie 1000 faktur — czy DMS potrafi je przeszukiwac po tresci? Klasyfikacja AI automatycznie sortuje dokumenty. OCR konwertuje obrazy na przeszukiwalny tekst.
5. Aplikacja mobilna
Jesli pracownicy pracuja w terenie (transport, budownictwo, serwis) — aplikacja mobilna jest obowiazkowa, nie opcjonalna.
6. Integracje
E-fakturowanie, oprogramowanie ksiegowe, e-podpisy, e-mail — DMS musi integrowac sie z narzedziami, z ktorych juz korzystacie.
Lista kontrolna oceny DMS
| Kryterium | Tak/Nie |
|---|---|
| Hosting w chmurze w UE | |
| Zlokalizowany interfejs | |
| Generowanie ksiegi archiwalnej | |
| OCR dla skanowanych dokumentow | |
| Klasyfikacja AI | |
| Aplikacja mobilna | |
| Portal klienta | |
| Integracja e-podpisu | |
| Darmowy okres probny | |
| Wsparcie w lokalnym jezyku |
Podsumowanie
Arhivix spelnia kazdy punkt na liscie kontrolnej — zlokalizowany interfejs, zgodnosc prawna, wyszukiwanie AI, aplikacja mobilna, portal klienta i darmowy okres probny. Przekonajcie sie sami — zarejestrujcie sie za darmo.
