Jak dlugo przechowywac faktury w Serbii: Okresy, przepisy i praktyczne wskazowki
Dokladne okresy przechowywania faktur w Serbii: dla podatnikow VAT, przedsiebiorcow i podmiotow sektora publicznego. Co mowia przepisy i jak zorganizowac przechowywanie.
Dlaczego wazne jest znanie okresow przechowywania faktur?
Faktury to najczestszy typ dokumentacji firmowej. Kazda firma je wystawia i otrzymuje: codziennie, co tydzien, co miesiac. Ale jak dlugo trzeba je przechowywac? Odpowiedz zalezy od tego, czy jestescie podatnikiem VAT, w jakim sektorze dzialajcie i jaki jest typ faktury.
Pomylenie okresu moze Was kosztowac, albo dlatego, ze przedwczesnie zniszczyliscie dokument potrzebny podczas kontroli podatkowej, albo dlatego, ze przechowujecie tony niepotrzebnego papieru.
Okresy przechowywania wedlug przepisow
Ustawa o rachunkowosci (art. 9)
Zgodnie z Ustawa o rachunkowosci ("Dziennik Urzedowy RS", nr 73/2019), dokumenty ksiegowe (w tym faktury) musza byc przechowywane przez co najmniej 5 lat od ostatniego dnia roku obrotowego, ktorego dotycza.
Ustawa o VAT
Dla podatnikow VAT faktury musza byc przechowywane przez 10 lat od konca roku kalendarzowego, ktorego dotycza. To dluzej niz ogolny okres ksiegowy.
Ustawa o fakturowaniu elektronicznym
Faktury elektroniczne wystawione przez system SEF sa przechowywane:
- 10 lat dla podatnikow VAT
- 5 lat dla podmiotow niebedacych w systemie VAT
Sam system SEF przechowuje faktury w centralnym rejestrze, ale nie zwalnia to firmy z obowiazku prowadzenia wlasnej ewidencji.
Przeglad okresow przechowywania wedlug typu faktury
| Typ faktury | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Faktury wychodzace (podatnik VAT) | 10 lat | Ustawa o VAT |
| Faktury przychodzace (podatnik VAT) | 10 lat | Ustawa o VAT |
| Faktury (podmiot nie-VAT) | 5 lat | Ustawa o rachunkowosci |
| E-faktury przez SEF (VAT) | 10 lat | Ustawa o e-fakturowaniu |
| E-faktury przez SEF (nie-VAT) | 5 lat | Ustawa o e-fakturowaniu |
| Faktury zaliczkowe | 10 lat | Ustawa o VAT |
| Noty korygujace | 10 lat | Ustawa o VAT |
Faktura papierowa czy elektroniczna: czy okres sie rozni?
Nie. Okres przechowywania jest taki sam niezaleznie od formatu. Faktura papierowa, PDF, XML: wszystkie przechowywane sa przez ten sam okres. Roznica polega na sposobie przechowywania:
- Faktury papierowe: fizyczne przechowywanie w segregatorach/pudlach
- Faktury elektroniczne: cyfrowe przechowywanie z zapewniona integralnascia i autentycznascia
Jesli zdigitalizowaliscie (zeskanowaliscie) faktury papierowe, oryginaly musza byc nadal przechowywane, chyba ze spelniacie warunki zastapienia oryginalow kopiami cyfrowymi.
Praktyczne wskazowki dotyczace przechowywania faktur
- Organizujcie wedlug roku i typu: przychodzace i wychodzace oddzielnie, wedlug roku
- Uzywajcie systemu DMS do faktur elektronicznych: automatyczna kategoryzacja i wyszukiwanie
- Laczcie faktury z ksiega archiwalna: kazda kategoria faktur musi byc zarejestrowana
- Nie czekajcie do konca roku: organizujcie miesiecznie lub kwartalnie
- Tworzcie kopie zapasowe faktur elektronicznych: co najmniej 2 kopie w roznych lokalizacjach
Co sie dzieje po wygasnieciu okresu?
Gdy okres przechowywania faktur wygasa, nie mozna po prostu ich usunac. Musicie:
- Przygotowac liste faktur do zniszczenia
- Zlozyc wniosek do kompetentnego archiwum o zgode
- Czekac na pisemna zgode
- Zniszczyc dokumentacje i sporzadzic protokol
Podsumowanie
Okres przechowywania faktur w Serbii to 5 lub 10 lat, w zaleznosci od statusu VAT. Nie dajcie sie zmieszac: kluczem jest systematyczne podejscie i odpowiednie narzedzie.
Arhivix automatycznie sledzi okresy przechowywania kazdej faktury, powiadamia o ich wygasnieciu i pomaga przeprowadzic legalna procedure niszczenia. Wszystko w jednym miejscu.
