Dlaczego wazne jest znanie okresow przechowywania faktur?
Faktury to najczestszy typ dokumentacji firmowej. Kazda firma je wystawia i otrzymuje — codziennie, co tydzien, co miesiac. Ale jak dlugo trzeba je przechowywac? Odpowiedz zalezy od tego, czy jestescie podatnikiem VAT, w jakim sektorze dzialajcie i jaki jest typ faktury.
Pomylenie okresu moze Was kosztowac — albo dlatego, ze przedwczesnie zniszczyliscie dokument potrzebny podczas kontroli podatkowej, albo dlatego, ze przechowujecie tony niepotrzebnego papieru.
Okresy przechowywania wedlug przepisow
Ustawa o rachunkowosci (art. 9)
Zgodnie z Ustawa o rachunkowosci ("Dziennik Urzedowy RS", nr 73/2019), dokumenty ksiegowe (w tym faktury) musza byc przechowywane przez co najmniej 5 lat od ostatniego dnia roku obrotowego, ktorego dotycza.
Ustawa o VAT
Dla podatnikow VAT faktury musza byc przechowywane przez 10 lat od konca roku kalendarzowego, ktorego dotycza. To dluzej niz ogolny okres ksiegowy.
Ustawa o fakturowaniu elektronicznym
Faktury elektroniczne wystawione przez system SEF sa przechowywane:
- 10 lat dla podatnikow VAT
- 5 lat dla podmiotow niebedacych w systemie VAT
Sam system SEF przechowuje faktury w centralnym rejestrze, ale nie zwalnia to firmy z obowiazku prowadzenia wlasnej ewidencji.
Przeglad okresow przechowywania wedlug typu faktury
| Typ faktury | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Faktury wychodzace (podatnik VAT) | 10 lat | Ustawa o VAT |
| Faktury przychodzace (podatnik VAT) | 10 lat | Ustawa o VAT |
| Faktury (podmiot nie-VAT) | 5 lat | Ustawa o rachunkowosci |
| E-faktury przez SEF (VAT) | 10 lat | Ustawa o e-fakturowaniu |
| E-faktury przez SEF (nie-VAT) | 5 lat | Ustawa o e-fakturowaniu |
| Faktury zaliczkowe | 10 lat | Ustawa o VAT |
| Noty korygujace | 10 lat | Ustawa o VAT |
Faktura papierowa czy elektroniczna — czy okres sie rozni?
Nie. Okres przechowywania jest taki sam niezaleznie od formatu. Faktura papierowa, PDF, XML — wszystkie przechowywane sa przez ten sam okres. Roznica polega na sposobie przechowywania:
- Faktury papierowe: fizyczne przechowywanie w segregatorach/pudlach
- Faktury elektroniczne: cyfrowe przechowywanie z zapewniona integralnascia i autentycznascia
Jesli zdigitalizowaliscie (zeskanowaliscie) faktury papierowe, oryginaly musza byc nadal przechowywane, chyba ze spelniacie warunki zastapienia oryginalow kopiami cyfrowymi.
Praktyczne wskazowki dotyczace przechowywania faktur
- Organizujcie wedlug roku i typu — przychodzace i wychodzace oddzielnie, wedlug roku
- Uzywajcie systemu DMS do faktur elektronicznych — automatyczna kategoryzacja i wyszukiwanie
- Laczcie faktury z ksiega archiwalna — kazda kategoria faktur musi byc zarejestrowana
- Nie czekajcie do konca roku — organizujcie miesiecznie lub kwartalnie
- Tworzcie kopie zapasowe faktur elektronicznych — co najmniej 2 kopie w roznych lokalizacjach
Co sie dzieje po wygasnieciu okresu?
Gdy okres przechowywania faktur wygasa, nie mozna po prostu ich usunac. Musicie:
- Przygotowac liste faktur do zniszczenia
- Zlozyc wniosek do kompetentnego archiwum o zgode
- Czekac na pisemna zgode
- Zniszczyc dokumentacje i sporzadzic protokol
Podsumowanie
Okres przechowywania faktur w Serbii to 5 lub 10 lat, w zaleznosci od statusu VAT. Nie dajcie sie zmieszac — kluczem jest systematyczne podejscie i odpowiednie narzedzie.
Arhivix automatycznie sledzi okresy przechowywania kazdej faktury, powiadamia o ich wygasnieciu i pomaga przeprowadzic legalna procedure niszczenia. Wszystko w jednym miejscu.
