Archiwizacja e-listow przewozowych: 10-letni prawny wymog przechowywania i jak go spelniac
Prawo wymaga przechowywania e-listow przewozowych przez co najmniej 10 lat (sektor publiczny: na stale). Oto jak zorganizowac archiwizacje i byc gotowym na kontrole.
Jak dlugo musicie przechowywac e-listy przewozowe?
| Typ podmiotu | Okres przechowywania |
|---|---|
| Sektor publiczny | Na stale |
| Sektor prywatny | Minimum 10 lat od daty wystawienia |
Co dokladnie musicie przechowywac?
- E-listy przewozowe: wszystkie wyslane i odebrane
- E-potwierdzenia odbioru: wszystkie potwierdzenia
- Wersje papierowe z hologramem, jesli uzywane podczas awarii
- Sciezka audytu: kto utworzyl, zmienil, potwierdzil
- Zalaczniki: zdjecia, CMR, certyfikaty jakosci
Gdzie sa przechowywane e-listy przewozowe?
1. System centralny (portal)
Portal przechowuje wszystkie listy centralnie, ale poleganie wylacznie na nim jest ryzykowne: prawo naklada odpowiedzialnosc na WAS.
2. Wlasny system (obowiazkowy)
Musicie miec wlasna kopie. Opcje: DMS (zalecany), archiwum ERP lub system plikow.
Dlaczego DMS do archiwizacji?
- Automatyczna klasyfikacja: wedlug odbiorcy, daty, rodzaju towarow
- Gwarantowane przechowywanie: zapobiega przypadkowemu usunieciu
- Integralnosc dokumentow: wartosci hash, podpisy cyfrowe, sciezka audytu
- Powiazanie dokumentow: laczy listy przewozowe z fakturami, potwierdzeniami odbioru, umowami
Czego szukaja inspektorzy
- Czy macie wszystkie listy przewozowe?
- Czy sa przeszukiwalne?
- Czy nie zostaly zmodyfikowane?
- Czy macie sciezke audytu?
- Czy macie kopie zapasowe?
Lista kontrolna archiwizacji
- DMS lub ERP z dlugoteminowa archiwizacja
- Auto-synchronizacja z portalem e-listow przewozowych
- Kopia zapasowa poza siedziba (chmura lub fizyczna)
- Skonfigurowane okresy przechowywania (10 lat / na stale)
- Ochrona przed usunieciem (blokada przechowywania)
- Wyszukiwanie wedlug odbiorcy, daty, rodzaju towarow
- Wlaczona sciezka audytu
- Powiazanie z e-fakturami i potwierdzeniami odbioru
Podsumowanie
Archiwizacja e-listow przewozowych nie jest opcjonalna. To wymog prawny na 10 lat. Nie polegajcie wylacznie na portalu rzadowym.
Arhivix automatycznie archiwizuje wszystkie e-listy przewozowe przez ponad 10 lat, z pelnym wyszukiwaniem, sciezka audytu i ochrona przed usunieciem. Zawsze gotowy na kontrole.
