Miert digitalizaljuk a papir archivumokat?
A legtobb vallalat Szerbiaban meg mindig jelentos mennyisegu papir dokumentacioval rendelkezik. A digitalizalas a kovetkezoket hozza:
- Azonnali kereses -- barmely dokumentum masodpercek alatt
- Helymegakaritas
- Vesztesgvedelem -- a digitalis masolatok tartosabbak
- Konnyebb hozzaferes
- Jogi megfeleles
1. lepes: Felmeres es priorizalas
Ne probalja egyszerre digitalizlani mindent. Kezdje az aktiv dokumentacioval, a hosszu megorzesi ideju dokumentacioval es a targyevi dokumentacioval.
2. lepes: Dokumentacio elokeszitese szkenneleshez
- Kapcsok es gemek eltavolitasa
- Gyurt oldalak egyengetese
- Sorrend szervezese
- Mappak cimkezese
3. lepes: Szkenneles
- Felbontas: minimum 300 DPI szoveges dokumentumokhoz, 600 DPI finom reszletekhez
- Formatum: PDF/A hosszu tavu tarolashoz
- ADF szkenner: automatikus lapadagolo dramatikusan felgyorsitja a folyamatot
4. lepes: OCR feldolgozas
OCR nelkul a szkennelt dokumentum csak kep -- nem lehet szoveget keresni benne. Az Arhivix beepitett AI-alapu OCR-rel rendelkezik, amely automatikusan felismeri a szoveget.
5. lepes: Elnevezes es osztalyozas
Minden digitalizalt dokumentumnak egyertelmu fajlnevet, osztalyozasi jelet es metaadatokat kell kapnia.
6. lepes: Tarolas es biztonsagi mentes
- Centralizalt tarolas -- egy DMS rendszer
- Biztonsagi mentes 2+ helyre
- Hozzaferes-szabalyozas
- Audit nyomvonal
A digitalizalt dokumentumok jogi ervenyessege
Az Elektronikus Dokumentumokrol szolo torveny szerint a digitalizalt dokumentum ugyanazzal a jogi erovel birhat, mint az eredeti, ha a digitalizalast eloirt szabvanyok szerint vegeztek.
Osszefoglalas
A papir archivumok digitalizalasa sokszorosn megteerulo befektetes.
Az Arhivix lehetove teszi szkennelt dokumentumok feltolteset, automatikus OCR feldolgozast, kategorizalast es AI keresest tartalom alapjan. Kezdje el ma -- ingyenesen.
