Miert nem dobhatja egyszeruen ki a dokumentumokat
Sok vallalat evekig halmoz dokumentaciot, majd egy nap ugy dont, "kirakodja az archivumot". A problema? Ez torveneyellenes.
A torveny szerint egyetlen jogi szemely sem semmisithet meg dokumentaciot az illetkes archivum elozeltes irasbeli jovahagyasa nelkul. Meg akkor sem, ha a megorzesi idoszak lejart.
Megsemmisitesi eljaras -- lepesrol lepesre
1. lepes: Lejart megorzesi ideju dokumentacio azonositasa
A Kategoria Lista es az archiv konyv alapjan azonositsa az osszes lejart megorzesi ideju dokumentaciot.
2. lepes: Megsemmisitesi lista elkeszitese
Reszletes lista a megsemmitesre javasolt dokumentaciorol: sorszam, osztalyozasi jel, leiras, keletkezes eve, megorzesi idoszak es mennyiseg.
3. lepes: Kerelem benyujtasa az illetkes archivumnak
Az archivum jovahagyhatja, kiemelheti a vegleges erteku dokumentumokat, vagy tovabbi informaciokat kerhet.
4. lepes: Varjon az irasbeli jovahagyasra
Ne semmisitsen meg semmit a hivatalos jovahagyo aktus kezehezveteleg.
5. lepes: Semmisitse meg a dokumentaciot
Papir: ipari apritas, elegetes. Elektronikus: vegleges torles minden tarolorol.
6. lepes: Jegyzokonyv keszitese
Keszitsen megsemmisitesi jegyzokoonyvet (minimum 2-3 tagbol allo bizottsag alairasaval). Orizze meg veglegesen.
Leggyakoribb hibak
- Megsemmisites jovahagyas nelkul -- a legnagyobb es leggyakoribb hiba. Birsag akar 2 millio RSD
- Megsemmisites a megorzesi ido lejarta elott
- Nincs megsemmisitesi jegyzokonyv
- Szelektiv megsemmisites -- nem valogathat, melyik szamlakat torli
- Elektronikus dokumentumok torlese eljaras nelkul
Osszefoglalas
A dokumentum megsemmisites Szerbiaban nem "regi papir kidobas" -- formalis eljaras egyertelmu jogi kerettel.
Az Arhivix automatikusan nyomon koveti minden dokumentum megorzesi idoszakat es ertesiti Ont, amikor egy kategoria lejar. Egyetlen kattintassal generalja a megsemmisitesi listakat. Mindig torvenynek megfelelo.
