A panasztorveny nem csak jogi, hanem iratkezelesi kihivas
A 2023. evi XXV. torveny a panaszokrol, a kozerdeku bejelentesekrol, valamint a visszaelesek bejelentesevel osszefuggo szabalyokrol (koznyelven: panasztorveny vagy whistleblowing torveny) 2023 nyara ota irja elo, hogy a nagyobb magyarorszagi munkaltatoknak belso visszaeles-bejelentesi rendszert kell mukodtetniuk. A torveny kotelezettsegei kozott azonban keveset beszelnek arrol, hogy ez a rendszer a gyakorlatban egy folyamatosan bovulo, szigoruan bizalmas dokumentumhalmazt eredmenyez, amelynek kezelese, tarolasa es hozzaferes-szabalyozasa onmagaban is komoly megfelelesi feladat.
Kit erint a torveny es mik a hataridok
A jogszabaly szerint belso visszaeles-bejelentesi rendszert kell letrehozniuk azoknak a foglalkoztatoknak, amelyek legalabb 50 szemelyt foglalkoztatnak. A hatalybalepes utemezese letszamkategoriank kent elteret:
- A legalabb 250 fot foglalkoztato munkaltatoknak mar 2023. julius 24-tol mukodtetniuk kellett a rendszert.
- Az 50 es 249 fo kozotti letszamu munkaltatoknak 2023. december 17-ig kellett kiepiteniuk a bejelentesi csatornat.
- Az onkormanyzatok es a hatoskorukbe tartozo szervek szamara a torveny 2025. januar 1-jei hatarido kikotessel biztositott tovabbi felkeszulesi idot.
Fontos, hogy a letszamkuszob nem csak nagyvallalatokat erint: sok kozepvallalat, gyartelep vagy szolgaltato cegcsoport magyarorszagi tagvallalata mar most is kotelezett, es a novekedessel egyre tobb kis- es kozepvallalkozas eri el az 50 fos hatart.
Milyen dokumentumok keletkeznek a bejelentesi folyamat soran
A torveny 22. §-a szerint a belso visszaeles-bejelentesi rendszer mukodtetoje a bejelentes kezhezveteletol szamitott het napon belul visszaigazolast kuld a bejelentonek, majd a korulmenyek altal lehetove tett legrovidebb idon belul, de legfeljebb harminc napon belul kivizsgalja a bejelentesben foglaltakat. A vizsgalat hatarideje meghosszabbitas eseten sem haladhatja meg a harom honapot. Mindez a gyakorlatban tobb kulon dokumentumtipust jelent, amelyeket egyseges rendben kell kezelni:
- a bejelentes eredeti szovege vagy jegyzokonyve (szobeli bejelentes eseten),
- a hetnapos visszaigazolas masolata,
- a kivizsgalas soran keszult feljegyzesek, tanumeghallgatasi jegyzokonyvek, beszerzett dokumentumok,
- a bejelentes lezarasarol es a bejelentot erinto tajekoztatasrol szolo irat,
- a bejelento szemelyazonossagat tartalmazo, kulon vedett adatallomany,
- a bejelentesek nyilvantartasa, amelyet a mukodteto folyamatosan vezet.
Bizalmas kezeles es hozzaferes-szabalyozas
A torveny kifejezetten rogziti, hogy a bejelento szemelyazonossagat a vizsgalat valamennyi szakaszaban bizalmasan kell kezelni, es a bejelento hozzajarulasa nelkul nem faredhato fel harmadik szemely szamara, kiveve a torvenyben meghatarozott eseteket. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a bejelentesekkel kapcsolatos dokumentumok nem kezelhetok ugyanugy, mint egy altalanos ceges irat: kulon, szukitett hozzaferesu tarhelyet, naploz ott hozzaferest es a ceg tobbi iratkezelesi folyamatatol elkulonitett jogosultsagi rendet igenyelnek. Sok szervezet ezert a bejelentesi rendszert es az ahhoz kapcsolodo dokumentaciot kulon, korlatozott feluggyeloi korrel rendelkezo modulban tartja, amelyhez tipikusan csak a kivizsgalasert felelos szemely vagy szuk bizottsag fer hozza.
Megorzesi ido: mit mond a torveny es mit mond a GDPR
A panasztorveny maga nem hataroz meg konkret, rogzitett megorzesi idot a bejelentesekkel kapcsolatos adatokra, ezert ezen a teruleten az altalanos adatvedelmi szabalyozas, elsosorban az EU altalanos adatvedelmi rendelete (GDPR), valamint az informacios onrendelkezesi jogrol es az informacioszabadsagrol szolo 2011. evi CXII. torveny alkalmazando kiegeszito jelleggel. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a szemelyes adatokat csak addig szabad tarolni, ameddig az a bejelentes kivizsgalasahoz, illetve az abbol eredo esetleges jogi eljarasokhoz szukseges, ezutan torolni vagy anonimizalni kell azokat. Megalapozatlannak bizonyulo bejelentes eseten a celhoz kotottseg elve miatt a szemelyes adatokat lenyegesen rovidebb ideig szabad megorizni, mint egy olyan ugyben, amely fegyelmi vagy buntetoeljarast von maga utan.
Mi tortenik nem megfelelo dokumentumkezeles eseten
A torveny tiltja, hogy a bejelentot a bejelentese miatt hatrany erje, es ha ez megis megtortenik, a bejelento kartalanitast, illetve sertett-e valo elismerest kovetelhet. Emellett, mivel a bejelentesi rendszer szemelyes adatokat kezel, a nem megfelelo adatkezeles, a bizalmassag megsertese vagy az iratok elveszese, jogosulatlan megismerese a Nemzeti Adatvedelmi es Informacioszabadsag Hatosag (NAIH) altal kiszabhato, a GDPR szerinti adatvedelmi birsagot vonhat maga utan, amelynek felso hatara a vallalat globalis arbevetelehez kotott sulyos szazalekos merteket is elerheti. Ehhez tarsul a reputacios kockazat: egy rosszul dokumentalt vagy kiszivargott visszaeles-bejelentesi ugy a munkavallaloi bizalom es a vallalat piaci megitelese szempontjabol is karos lehet.
Gyakorlati ellenorzolista a belso bejelentesi dokumentaciohoz
- Van-e kulon, szukitett hozzaferesu tarhely vagy modul a bejelentesekkel kapcsolatos dokumentumok szamara?
- Nyomon kovetheto-e minden bejelentesnel a het napos visszaigazolas es a harminc napos, illetve legfeljebb harom honapos kivizsgalasi hatarido betartasa?
- Vezetik-e folyamatosan a torveny altal elvart nyilvantartast a beerkezett bejelentesekrol?
- Van-e irasos szabalyzat arra, hogy ki ferhet hozza a bejelento szemelyazonossagahoz, es ez naplozasra kerul-e?
- Meghatarozta-e a szervezet, hogy megalapozatlan, illetve megalapozott bejelentesek eseten mennyi ideig orzik meg az adatokat?
- Elkulonul-e a bejelentesi dokumentacio a vallalat altalanos HR- es iratkezelesi rendszeretol?
- Torteni tortenik-e rendszeres felulvizsgalat arrol, hogy a mar lezart ugyek adatai torlesre vagy anonimizalasra kerultek-e?
A belso visszaeles-bejelentesi rendszer tehat nem csupan egy jogi kotelezettseg pipalando pontja, hanem egy folyamatosan mukodo, kulon szabalyokat igenylo dokumentumkezelesi folyamat, amelynek attekintheto es biztonsagos kezelese hosszu tavon vedi a vallalatot a jogi es adatvedelmi kockazatoktol egyarant.
