Zatvaranje tvrtke ≠ Zatvaranje arhive
Mnogi vlasnici tvrtki vjeruju da zatvaranje tvrtke zavrssava obvezu cuvanja dokumenata. To nije tocno. Zakoni o arhiviranju zahtijevaju da se dokumentacija mora sacuvati cak i nakon prestanka rada pravne osobe.
Zakonske obveze pri zatvaranju
- Sredivanje dokumentacije -- svi dokumenti moraju biti razvrstani po godini i kategoriji
- Azuriranje arhivske knjige -- potpuni inventar svih dokumenata
- Odvajanje trajnih zapisa -- dokumenti trajne vrijednosti se odvajaju
- Predaja drzavnom arhivu -- trajni zapisi se predaju nadleznom arhivu
- Unistenje netrajnog materijala -- samo uz odobrenje arhiva
Rokovi cuvanja koji vrijede nakon zatvaranja
| Vrsta dokumenta | Rok cuvanja |
|---|---|
| Financijski izvjestaji | Trajno |
| Porezna dokumentacija | 10 godina |
| Obracuni placa | Trajno |
| Ugovori o radu | Trajno |
| Komercijalni ugovori | 10 godina od isteka |
| Racuni | 10 godina |
Kako DMS olaksava zatvaranje
- Organizirana predaja: svi dokumenti vec kategorizirani s metapodacima
- Automatska arhivska knjiga: generirajte potpunu arhivsku knjigu za predaju
- Izvoz u standardnim formatima: PDF/A za dugorocno cuvanje
- Revizijski trag: dokaz integriteta dokumenata tijekom cijelog roka cuvanja
Zakljucak
Arhivix vam pomaze zatvoriti tvrtku u skladu sa zakonom. Automatska arhivska knjiga, organizirana dokumentacija i izvoz za predaju drzavnom arhivu. Ne cekajte do zadnjeg trenutka -- organizirajte svoje dokumente sada.
