Pravilnik o zaštiti registraturskog materijala: Obvezni interni akt za svaku tvrtku

Sto je Pravilnik o zaštiti registraturskog materijala?

Pravilnik o zaštiti registraturskog materijala i arhivske grade je interni akt koji svaka pravna osoba i poduzetnik u Srbiji mora usvojiti. Ovaj dokument definira kako tvrtka organizira, pohranjuje, štiti i upravlja svojom dokumentacijom: od nastanka do uništenja ili predaje arhivu.

Obveza usvajanja Pravilnika propisana je člankom 10. Zakona o arhivskoj gradi i arhivskoj djelatnosti ("Sluzbeni glasnik RS", br. 6/2020).

Tko mora imati ovaj Pravilnik?

• Sve pravne osobe (d.o.o., d.d., javna poduzeća)
• Poduzetnici
• Državne institucije i tijela
• Udruge i zaklade
• Škole, bolnice, kulturne ustanove

U osnovi: svatko tko stvara ili posjeduje dokumentaciju u okviru svoje djelatnosti.

Sto Pravilnik treba sadržavati?

1. Opće odredbe

Definicija predmeta, pravna osnova, pojmovi (registraturski materijal, arhivska grada, klasifikacijska oznaka).

2. Način evidentiranja i klasifikacije

Kako se dokumentacija prima, evidentira, klasificira i razvrstava po kategorijama. Upućivanje na Listu kategorija registraturskog materijala.

3. Pohrana i zaštita

• Uvjeti pohrane (temperatura, vlažnost, protupožarna zaštita)
• Fizička zaštita (zakljucana prostorija, police, registratori)
• Digitalna zaštita (sigurnosna kopija, enkripcija, kontrola pristupa)

4. Odgovorne osobe

Imenovanje osobe odgovorne za zaštitu registraturskog materijala. Zakon zahtijeva da svaka tvrtka formalno imenuje ovu osobu.

5. Rokovi čuvanja

Upućivanje na Listu kategorija s rokovima čuvanja.

6. Postupak uništenja

Procedura za uništenje dokumentacije kojoj je istekao rok čuvanja, uključujući obvezu pribavljanja odobrenja od nadležnog arhiva.

7. Predaja arhivske grade

Procedura za predaju dokumentacije trajne vrijednosti nadležnom arhivu (obvezno nakon 30 godina ili po prestanku rada tvrtke).

8. Prijelazne i završne odredbe

Datum stupanja na snagu, obveza upoznavanja zaposlenika s odredbama Pravilnika.

Kako usvojiti Pravilnik

1. Izradite dokument na temelju zakonskih zahtjeva i specifičnosti vaše tvrtke
2. Prilagodite ga svojoj djelatnosti: IT tvrtka i građevinska tvrtka imaju različite vrste dokumentacije
3. Direktor usvaja Pravilnik odlukom
4. Obavijestite zaposlenike o odredbama Pravilnika
5. Čuvajte Pravilnik i stavite ga na raspolaganje nadležnom arhivu na zahtjev

Veza s ostalim obvezama

Pravilnik je dio šireg sustava zaštite dokumenata koji uključuje:

• Lista kategorija registraturskog materijala: klasifikacija i rokovi čuvanja
• Arhivska knjiga: godišnja evidencija dokumentacije
• Imenovanje odgovorne osobe: formalni akt

Svi ovi dokumenti zajedno cine potpunu zakonsku zaštitu vaše dokumentacije.

Kazne za nepostojanje Pravilnika

Ako arhivska inspekcija utvrdi da tvrtka nema usvojeni Pravilnik, kazne su:

• Pravne osobe: od 50.000 do 2.000.000 RSD
• Odgovorne osobe: od 5.000 do 150.000 RSD

Zaključak

Pravilnik o zaštiti registraturskog materijala nije formalnost: to je temelj cijelog sustava upravljanja dokumentima u vašoj tvrtki. Bez njega sve ostale obveze (arhivska knjiga, lista kategorija, uništenje) nemaju pravni okvir.

Arhivix vam pomaze implementirati sve sto Pravilnik propisuje: od klasifikacije i pohrane do automatskog praćenja rokova i generiranja arhivske knjige. Isprobajte besplatno.