Sto je Pravilnik o zastiti registraturskog materijala?
Pravilnik o zastiti registraturskog materijala i arhivske grade je interni akt koji svaka pravna osoba i poduzetnik u Srbiji mora usvojiti. Ovaj dokument definira kako tvrtka organizira, pohranjuje, stiti i upravlja svojom dokumentacijom -- od nastanka do unistenja ili predaje arhivu.
Obveza usvajanja Pravilnika propisana je clankom 10. Zakona o arhivskoj gradi i arhivskoj djelatnosti ("Sluzbeni glasnik RS", br. 6/2020).
Tko mora imati ovaj Pravilnik?
- Sve pravne osobe (d.o.o., d.d., javna poduzeca)
- Poduzetnici
- Drzavne institucije i tijela
- Udruge i zaklade
- Skole, bolnice, kulturne ustanove
U osnovi -- svatko tko stvara ili posjeduje dokumentaciju u okviru svoje djelatnosti.
Sto Pravilnik treba sadrzavati?
1. Opce odredbe
Definicija predmeta, pravna osnova, pojmovi (registraturski materijal, arhivska grada, klasifikacijska oznaka).
2. Nacin evidentiranja i klasifikacije
Kako se dokumentacija prima, evidentira, klasificira i razvrstava po kategorijama. Upucivanje na Listu kategorija registraturskog materijala.
3. Pohrana i zastita
- Uvjeti pohrane (temperatura, vlaznost, protupozarna zastita)
- Fizicka zastita (zakljucana prostorija, police, registratori)
- Digitalna zastita (sigurnosna kopija, enkripcija, kontrola pristupa)
4. Odgovorne osobe
Imenovanje osobe odgovorne za zastitu registraturskog materijala. Zakon zahtijeva da svaka tvrtka formalno imenuje ovu osobu.
5. Rokovi cuvanja
Upucivanje na Listu kategorija s rokovima cuvanja.
6. Postupak unistenja
Procedura za unistenje dokumentacije kojoj je istekao rok cuvanja -- ukljucujuci obvezu pribavljanja odobrenja od nadleznog arhiva.
7. Predaja arhivske grade
Procedura za predaju dokumentacije trajne vrijednosti nadleznom arhivu (obvezno nakon 30 godina ili po prestanku rada tvrtke).
8. Prijelazne i zavrsne odredbe
Datum stupanja na snagu, obveza upoznavanja zaposlenika s odredbama Pravilnika.
Kako usvojiti Pravilnik
- Izradite dokument na temelju zakonskih zahtjeva i specificnosti vase tvrtke
- Prilagodite ga svojoj djelatnosti -- IT tvrtka i gradevinska tvrtka imaju razlicite vrste dokumentacije
- Direktor usvaja Pravilnik odlukom
- Obavijestite zaposlenike o odredbama Pravilnika
- Cuvajte Pravilnik i stavite ga na raspolaganje nadleznom arhivu na zahtjev
Veza s ostalim obvezama
Pravilnik je dio sireg sustava zastite dokumenata koji ukljucuje:
- Lista kategorija registraturskog materijala -- klasifikacija i rokovi cuvanja
- Arhivska knjiga -- godisnja evidencija dokumentacije
- Imenovanje odgovorne osobe -- formalni akt
Svi ovi dokumenti zajedno cine potpunu zakonsku zastitu vase dokumentacije.
Kazne za nepostojanje Pravilnika
Ako arhivska inspekcija utvrdi da tvrtka nema usvojeni Pravilnik, kazne su:
- Pravne osobe: 50.000 -- 2.000.000 RSD
- Odgovorne osobe: 5.000 -- 150.000 RSD
Zakljucak
Pravilnik o zastiti registraturskog materijala nije formalnost -- to je temelj cijelog sustava upravljanja dokumentima u vasoj tvrtki. Bez njega sve ostale obveze (arhivska knjiga, lista kategorija, unistenje) nemaju pravni okvir.
Arhivix vam pomaze implementirati sve sto Pravilnik propisuje -- od klasifikacije i pohrane do automatskog pracenja rokova i generiranja arhivske knjige. Isprobajte besplatno.
