Zasto je vazno znati rokove cuvanja racuna?
Racuni su najcesci tip poslovne dokumentacije. Svaka tvrtka ih izdaje i prima -- dnevno, tjedno, mjesecno. Ali koliko ih dugo morate cuvati? Odgovor ovisi o tome jeste li obveznik PDV-a, u kojem ste sektoru i o kojoj vrsti racuna se radi.
Pogresno odredivanje roka moze vas koštati -- bilo zato sto ste prerano unistili dokument potreban za poreznu kontrolu, ili zato sto pohranjujete tone nepotrebnog papira.
Rokovi cuvanja prema zakonima
Zakon o racunovodstvu (cl. 9.)
Prema Zakonu o racunovodstvu ("Sluzbeni glasnik RS", br. 73/2019), racunovodstveni dokumenti (ukljucujuci racune) moraju se cuvati najmanje 5 godina od posljednjeg dana poslovne godine na koju se odnose.
Zakon o PDV-u
Za obveznike PDV-a, racuni se moraju cuvati 10 godina od kraja kalendarske godine na koju se odnose. To je duze od opceg racunovodstvenog roka.
Zakon o elektronickom fakturiranju
Elektronicki racuni izdani putem SEF sustava cuvaju se:
- 10 godina za obveznike PDV-a
- 5 godina za subjekte koji nisu u sustavu PDV-a
Sam SEF sustav pohranjuje racune u centralnom registru, ali to ne oslobada tvrtku obveze vodenja vlastitih zapisa.
Pregled rokova cuvanja prema vrsti racuna
| Vrsta racuna | Rok cuvanja | Zakonska osnova |
|---|---|---|
| Izlazni racuni (obveznik PDV-a) | 10 godina | Zakon o PDV-u |
| Ulazni racuni (obveznik PDV-a) | 10 godina | Zakon o PDV-u |
| Racuni (neobveznik PDV-a) | 5 godina | Zakon o racunovodstvu |
| E-racuni putem SEF-a (PDV) | 10 godina | Zakon o e-fakturiranju |
| E-racuni putem SEF-a (bez PDV-a) | 5 godina | Zakon o e-fakturiranju |
| Avansni racuni | 10 godina | Zakon o PDV-u |
| Knjizne odobrenja/zaduzenja | 10 godina | Zakon o PDV-u |
Papirnati ili elektronicki racun -- razlikuje li se rok?
Ne. Rok cuvanja je isti bez obzira na format. Papirnati racun, PDF, XML -- svi se cuvaju jednako. Razlika je u nacinu pohrane:
- Papirnati racuni: fizicka pohrana u registratorima/kutijama
- Elektronicki racuni: digitalna pohrana s osiguranim integritetom i autenticnoscu
Ako ste digitalizirali (skenirali) papirnate racune, originali se i dalje moraju cuvati osim ako ne ispunjavate uvjete za zamjenu originala digitalnim kopijama.
Prakticni savjeti za pohranu racuna
- Organizirajte po godini i vrsti -- ulazni i izlazni odvojeno, po godinama
- Koristite DMS sustav za elektronicke racune -- automatska kategorizacija i pretrazivanje
- Povežite racune s arhivskom knjigom -- svaka kategorija racuna mora biti evidentirana
- Ne cekajte kraj godine -- organizirajte mjesecno ili kvartalno
- Napravite sigurnosne kopije elektronickih racuna -- najmanje 2 kopije na razlicitim lokacijama
Sto se dogada nakon isteka roka?
Kada rok cuvanja racuna istekne, ne mozete ih jednostavno izbrisati. Morate:
- Pripremiti popis racuna za unistenje
- Podnijeti zahtjev nadleznom arhivu za odobrenje
- Pricekati pisano odobrenje
- Unistiti dokumentaciju i sastaviti zapisnik
Zakljucak
Rok cuvanja racuna u Srbiji je 5 ili 10 godina, ovisno o PDV statusu. Nemojte dopustiti da vas to zbuni -- kljuc je sustavan pristup i pravi alat.
Arhivix automatski prati rokove cuvanja za svaki racun, obavjestava vas kada isteknu i pomaze vam provesti zakonsku proceduru unistenja. Sve na jednom mjestu.
